Artigo
7 min read
Guia prático para o gerenciamento da folha de pagamento
Folha de pagamento internacional

Autor
Paula Machado
Publicado
24 outubro, 2024
Última atualização
31 janeiro, 2025

Índice
O que é gerenciamento de folha de pagamento?
Etapas do processo de gerenciamento da folha de pagamento
Tarefas envolvidas no gerenciamento da folha de pagamento
Envio de pagamentos aos funcionários
10 dicas para um gerenciamento eficiente e preciso da folha de pagamento
Como gerenciar a folha de pagamento de uma equipe global
O que procurar em um sistema de gerenciamento de folha de pagamento
5 motivos para usar a automação digital da folha de pagamento
Perguntas frequentes sobre o gerenciamento da folha de pagamento
Facilite o gerenciamento da folha de pagamento internacional com a Deel
Principais conclusões
- O gerenciamento da folha de pagamento refere-se à administração dos registros financeiros dos funcionários, incluindo salários, benefícios, impostos e deduções.
- Há três etapas principais no gerenciamento da folha de pagamento: pré-pagamento, processamento da folha de pagamento e pós-pagamento.
- Um sistema de folha de pagamento preparado para o futuro deve oferecer escalabilidade, suporte, diversas opções de pagamento, proteção de dados, autoatendimento e folha de pagamento internacional.
Apenas 60% dos funcionários dos EUA estão confiantes de que recebem pagamentos precisos de seus empregadores, especialmente se trabalharem para pequenas empresas. As empresas com 20 ou menos funcionários têm maior probabilidade de atrasar os pagamentos ou de apresentar mais erros na folha de pagamento do que as empresas maiores.
Normalmente, salários imprecisos e pagamentos atrasados decorrem de práticas inadequadas de gerenciamento da folha de pagamento. Se você acabou de contratar seus primeiros funcionários ou está deixando de usar a folha de pagamento manual, talvez não saiba por onde começar.
Embora um sistema como a Deel possa ajudar a simplificar o gerenciamento da folha de pagamento, este guia ensinará os fundamentos da configuração e do processamento de uma folha de pagamento precisa e eficiente e como um sistema especializado pode beneficiá-lo.
Aviso legal: este artigo se concentra no gerenciamento da folha de pagamento e nos impostos para empregadores e profissionais dos EUA. Este conteúdo é apenas para fins informativos e não constitui aconselhamento jurídico ou tributário.
O que é gerenciamento de folha de pagamento?
O gerenciamento da folha de pagamento é o processo de administração dos registros financeiros dos funcionários, incluindo salários, benefícios, impostos e deduções. O gerenciamento da folha de pagamento envolve o cálculo dos salários dos funcionários, a realização de pagamentos, a manutenção dos registros da folha de pagamento e a coleta de formulários de impostos.
As empresas gerenciam a folha de pagamento de várias maneiras: manualmente, com planilhas ou automaticamente por meio de software de folha de pagamento. Algumas empresas terceirizam a folha de pagamento para especialistas em folha de pagamento, como Employers of Record (EOR) ou Professional Employer Organizations (PEO).
Quando um CFO começa a ter dez ou quinze entidades, o gerenciamento começa a ser uma verdadeira bagunça. Eles trabalham com gerentes locais de folha de pagamento, obtêm arquivos do Excel e tentam consolidar. Eles não têm visibilidade real sobre o que é a seguridade social na França, na Holanda ou no Japão, e isso começa a ser realmente complicado. A Deel pode começar a consolidar de fato todos - prestadores de serviços, funcionários onde você não tem a infraestrutura, além de todos os seus funcionários e todas as suas entidades - em um único lugar onde fazemos a folha de pagamento para você.
—Alex Bouaziz,
Cofundador e CEO, Deel
Tipos de folha de pagamento
Os quatro tipos mais comuns de folha de pagamento são:
- Semanal: você paga os funcionários em um dia específico da semana, todas as semanas, ao longo do ano
- Quinzenal: você paga os funcionários no mesmo dia da semana a cada duas semanas
- Semestral: você paga aos funcionários duas vezes por mês, totalizando 24 recibos de pagamento por ano
- Mensal: você paga os funcionários uma vez por mês, geralmente no último dia do mês
Também são conhecidos como cronogramas de folha de pagamento. O ritmo do seu fluxo de caixa, as expectativas do mercado de trabalho e as leis internacionais de folha de pagamento afetarão o tipo de programação da folha de pagamento que você seguirá.
Etapas do processo de gerenciamento da folha de pagamento
O processamento da folha de pagamento envolve mais do que o desembolso de dinheiro. Você deve preparar, processar e organizar em três fases: pré-pagamento, processamento da folha de pagamento e pós-pagamento.
1. Pré-pagamento
Na fase de pré-pagamento, você coleta e verifica as informações da folha de pagamento, como as folhas de ponto dos funcionários e as informações do contribuinte. Para cada funcionário, insira informações como:
- Horas trabalhadas
- Bônus recebidos
- Mudanças no salário
- Deduções e benefícios
- Alterações nas informações pessoais ou fiscais
Depois de coletar e inserir essas informações, você pode calcular e executar a folha de pagamento.
2. Processamento da folha de pagamento
Durante o processamento da folha de pagamento, você calcula a remuneração bruta dos funcionários (com base no número de horas trabalhadas e outros bônus, sem retenção de impostos). Em seguida, você retém (ou retira) de seus pagamentos a contribuição do empregado para os benefícios. Depois de fazer essas deduções, você terá o salário líquido do funcionário, que será distribuído a ele.
Nessa fase, você também separa os impostos sobre a folha de pagamento e o custo dos benefícios para você, o empregador.
3. Pós-pagamento
O pós-pagamento envolve organização e manutenção de registros. Durante essa etapa, você resolve quaisquer problemas com os holerites, armazena os registros da folha de pagamento e faz quaisquer alterações nos dados dos funcionários ou nos formulários de impostos antes de executar a folha de pagamento para o próximo período de pagamento.
Tarefas envolvidas no gerenciamento da folha de pagamento
Conforme mencionado, uma empresa gerencia várias tarefas da folha de pagamento ao longo das três fases:
Cálculo do salário dos funcionários
O cálculo dos salários dos funcionários é crucial para o processamento da folha de pagamento, pois é preciso garantir que todos os funcionários recebam o valor correto. Os funcionários assalariados receberão o mesmo pagamento mensal, mas os funcionários horistas receberão valores diferentes, dependendo de quanto trabalharem. Para os funcionários horistas (ou não isentos), calcule e pague as horas extras.
O software de controle de ponto ajuda a simplificar a administração e os cálculos da folha de pagamento.
Processamento de impostos na folha de pagamento
A retenção de impostos vem logo após os cálculos do salário bruto. Nos EUA, as deduções de impostos incluem impostos obrigatórios sobre o emprego, como Medicare, seguridade social e impostos sobre desemprego. Também incluem pagamentos de impostos para deduções voluntárias, como contribuições para planos de aposentadoria.
Se um funcionário tiver dívidas com o Internal Revenue Service (IRS) ou com a pensão alimentícia, talvez seja necessário deduzir as penhoras salariais nesse momento para garantir que o salário do funcionário seja destinado ao pagamento da dívida obrigatória.
Envio de pagamentos aos funcionários
Após as deduções, os funcionários recebem seu pagamento por meio do método de pagamento escolhido por eles ou pelo empregador. Os métodos de pagamento incluem depósitos diretos na conta bancária do funcionário, cartões de débito pré-carregados, criptomoedas e carteiras digitais.
Se você tiver funcionários internacionais, o envio de pagamentos se torna mais complexo. Você precisa considerar as taxas de câmbio, as moedas, as tarifas bancárias, as regulamentações internacionais e a segurança das informações globais. Saiba mais sobre como pagar profissionais internacionais.
Fornecimento de holerites
Os holerites contêm informações sobre o detalhamento dos pagamentos dos funcionários. Os funcionários precisam dos holerites para entender as retenções em seus pagamentos e fazer cálculos corretos ao declarar impostos durante a temporada fiscal.
Manutenção de registros da folha de pagamento
De acordo com o Fair Labor Standards Act (FLSA), os funcionários dos EUA devem manter os registros da folha de pagamento disponíveis por um período mínimo de três anos, mesmo que os funcionários saiam. Se você não conseguir obter os registros da folha de pagamento no caso de uma auditoria, poderá enfrentar responsabilidades e multas.
É possível proteger os registros da folha de pagamento fisicamente, mas o software de gerenciamento da folha de pagamento permite manter os documentos seguros e organizados.
10 dicas para um gerenciamento eficiente e preciso da folha de pagamento
À medida que uma empresa cresce, as tarefas da folha de pagamento se tornam mais complexas, repetitivas e frustrantes. Quanto mais cedo você configurar um sistema de gerenciamento de folha de pagamento eficiente e escalável, mais fácil será adaptá-lo ao crescimento da sua equipe e às necessidades da empresa.
1. Reserve tempo suficiente para a folha de pagamento a cada período de pagamento
Certifique-se de que você tenha tempo suficiente para revisar a documentação fiscal dos funcionários, as horas trabalhadas e outras informações relevantes para a folha de pagamento. Os proprietários de empresas podem gastar até cinco horas calculando os salários e impostos de seus funcionários antes de cada dia de pagamento (ainda mais se pagarem seus funcionários semanal ou quinzenalmente). Se você quiser economizar tempo, considere um software de automação da folha de pagamento.
2. Defina alertas no calendário da folha de pagamento
Crie um calendário de folha de pagamento no Google Calendar para notificá-lo alguns dias antes das datas importantes da folha de pagamento, como o dia de pagamento e os prazos de impostos. Configure cada alerta para que você tenha tempo suficiente para concluir a tarefa. À medida que sua equipe cresce, você pode compartilhar esse calendário com os funcionários para estimular a transparência e informá-los quando receberão o pagamento.
3. Registre os processos da folha de pagamento
A documentação de todos os processos de gerenciamento da folha de pagamento em um manual permite auditar os processos ocasionalmente e buscar melhorias. Isso também facilita a integração de novos gerentes de folha de pagamento, caso você venha a transferir a tarefa.
4. Forneça treinamento aos funcionários sobre a folha de pagamento
O software de automação da folha de pagamento progride a cada dia e a equipe da folha de pagamento (ou você, caso administre uma empresa individual) deve acompanhar as tendências mais recentes e as melhores práticas de folha de pagamento. Ofereça treinamento aos funcionários para aumentar a colaboração entre os membros da equipe, ajudá-los a automatizar tarefas repetitivas e ampliar seus conhecimentos sobre a execução da folha de pagamento.
E se você for o único funcionário a gerenciar a folha de pagamento, reserve um tempo para explicar como a folha de pagamento funciona para os funcionários e informe-os sobre a importância de enviar suas horas e documentos dentro do prazo se quiserem receber o pagamento.
5. Planeje os pagamentos adicionais
Ao definir um orçamento e planejar a folha de pagamento, não se esqueça dos pagamentos adicionais que podem ser feitos, como os bônus de fim de ano.
A folha de pagamento não se refere apenas a salário e vencimentos, mas também a outros tipos de remuneração dos funcionários, como comissões, bônus, reembolsos e 13º salário. Planeje esses pagamentos adicionais e certifique-se de que a data de pagamento esteja dentro do ano fiscal atual para que você possa ajustar adequadamente o imposto de renda do funcionário nos formulários fiscais.

6. Atualize os dados dos funcionários regularmente
Os dados dos funcionários - como endereços, sobrenomes e salários por hora - mudarão com o tempo. Você deve programar revisões regulares dos dados (ou pedir aos funcionários que verifiquem suas informações) para garantir que tudo esteja atualizado.
É possível fazer correções depois de efetuar pagamentos, mas isso leva muito tempo e pode representar um custo inesperado para sua empresa. Confirme os dados dos funcionários, como endereços e números de identificação do contribuinte (taxpayer identification numbers ou TINs), com os funcionários antes de preencher os formulários de impostos com o IRS.
7. Escolha um software escalável
Escolha uma solução de folha de pagamento que atenda às necessidades atuais de sua empresa e às suas aspirações de crescimento.
Um software escalável significa que você não precisará mudar para um novo sistema de folha de pagamento à medida que sua equipe crescer. Estabelecer-se com uma solução de folha de pagamento e mudar para outra significa novas sessões de treinamento, configuração, possíveis problemas de segurança de dados e processos.

8. Peça feedback aos funcionários
Peça feedback aos funcionários para saber se o processo da folha de pagamento é simples. Não faça suposições sobre os sentimentos dos funcionários em relação à folha de pagamento, especialmente considerando a frequência com que os funcionários saem quando não se sentem confiantes na capacidade do empregador de pagar seus salários.
Pedir feedback pode levá-lo a oferecer treinamento adicional sobre a folha de pagamento. Isso também pode ajudar a desenvolver novas maneiras de otimizar o processo de folha de pagamento.
9. Terceirize os serviços de gerenciamento da folha de pagamento
Terceirize a folha de pagamento a um prestador de serviços de folha de pagamento ou a um empregador de registro para economizar tempo, garantir a conformidade e ter uma tarefa a menos no seu prato.
O número de empresas que terceirizam serviços de folha de pagamento está crescendo por um bom motivo. Terceirizar a folha de pagamento custa menos do que contratar funcionários em tempo integral para lidar com o processo, e você geralmente tem acesso a um software de gerenciamento de folha de pagamento e suporte profissional de especialistas.
10. Peça orientação ao seu fornecedor local (in-country provider ou ICP)
Se você tiver uma equipe global e terceirizar a folha de pagamento para fornecedores de serviços de folha de pagamento no país, peça orientação ao ICP escolhido, pois ele conhece as melhores práticas em diferentes países.
Entender as regulamentações das autoridades fiscais locais pode economizar dinheiro para o empregado ou empregador, pois determinados pagamentos podem ser fornecidos com isenção de impostos ou de contribuições para o seguro social. Por exemplo, empregadores não poloneses podem não estar cientes de que, na Polônia, os custos do empregador e as contribuições para o seguro social de alguns funcionários diminuem substancialmente depois que eles atingem o limite anual da base do seguro de aposentadoria e invalidez.
Como gerenciar a folha de pagamento de uma equipe global
O Global Payroll é um sistema que permite que você faça pagamentos internacionais a funcionários estrangeiros. Ao executar a folha de pagamento internacional, você deve cumprir as normas tributárias federais e as leis trabalhistas, que variam de acordo com o país.
Se você decidir contratar no exterior, há várias maneiras de administrar a folha de pagamento:
- Contrate prestadores de serviços e deixe que eles cuidem de seus impostos. Dessa forma, você só precisará pagar os profissionais, em vez de lidar com as leis trabalhistas locais relativas a benefícios obrigatórios e impostos para os funcionários
- Abrir uma subsidiária no exterior e trabalhar com um ICP. Dessa forma, você terá acesso ao conhecimento local e não precisará se preocupar com possíveis mudanças na legislação, pois sempre terá alguém para cuidar disso
- Use serviços de Employer of Record (EOR) e terceirize a folha de pagamento e os processos de contratação. Os EORs são uma maneira segura de contratar funcionários internacionais, garantindo total conformidade, segurança de dados e um processo simplificado de folha de pagamento
Consulte nosso Template de Folha de Pagamento Global para obter um detalhamento das tarefas diárias da folha de pagamento e familiarize-se com a maneira de fazer edições em massa de forma eficiente.
O que procurar em um sistema de gerenciamento de folha de pagamento
A busca por uma solução de serviço completo de folha de pagamento não deve parecer uma adivinhação, mesmo que seja a primeira vez que você usa um software de folha de pagamento. Aqui estão os recursos do software de gerenciamento de folha de pagamento que devem ser priorizados:
- Escalabilidade: o software oferece uma solução simples para lidar com a folha de pagamento de cinco ou 5.000 funcionários
- Suporte: o software oferece acesso a consultoria especializada e suporte ao cliente disponível 24/7.
- Uma variedade de opções de pagamento: o software oferece aos profissionais diferentes métodos de pagamento, como depósito direto, cartões de pagamento ou criptomoeda
- Proteção de dados: o software oferece criptografia de dados, autenticação multifator e conformidade com a GDPR, especialmente se você contratar no exterior
- Autoatendimento: o software oferece funções de folha de pagamento de autoatendimento para permitir que os funcionários insiram suas horas e alterem suas informações
- Folha de pagamento global: o software oferece opções de folha de pagamento internacional para que você possa contratar funcionários estrangeiros

5 motivos para usar a automação digital da folha de pagamento
Um quarto das empresas americanas ainda usa papel e caneta para gerenciar a folha de pagamento. A folha de pagamento manual pode fazer sentido quando se tem apenas um funcionário, mas você corre o risco de cometer um erro simples, mas caro, durante a entrada de dados e o cálculo.
Veja por que a maioria das empresas opta pela automação digital da folha de pagamento.
Gerenciar com precisão as finanças corporativas
A automação da folha de pagamento reduz os erros de processamento da folha de pagamento, que podem resultar em insatisfação dos funcionários, multas caras e até mesmo problemas legais.
Os sistemas digitais de folha de pagamento calculam com precisão os salários e as deduções - você só precisa inserir os dados dos funcionários uma vez no sistema. Também é possível integrar o software a outras ferramentas que você usa para gerenciamento de RH ou sincronizar dados entre plataformas.
Além disso, a maioria dos sistemas de folha de pagamento permite manter os registros da folha de pagamento eletronicamente, o que é mais seguro e mais organizado do que cópias físicas.
Gastar menos tempo e dinheiro no gerenciamento da folha de pagamento
A automação da folha de pagamento reduz as horas e o esforço gastos na preparação da folha de pagamento a cada período de pagamento.
Uma pesquisa da Quickbooks mostrou que os proprietários de pequenas empresas geralmente consideram o gerenciamento da folha de pagamento complicado e frustrante. Eles geralmente subestimam o tempo necessário para processar a folha de pagamento e gastam cerca de cinco horas fazendo isso a cada dia de pagamento.
Você não precisa fazer nenhum cálculo com o software de gerenciamento de folha de pagamento digital. O aplicativo calcula para você, de modo que você pode gastar menos tempo pagando salários e declarando impostos.
Evitar pagamentos atrasados ou erros
Evitar atrasos nos pagamentos e erros é fundamental para manter os funcionários satisfeitos. De acordo com a pesquisa da National Payroll Week, muitos residentes dos EUA vivem de salário em salário e quase ficam sem dinheiro toda semana. E após dois problemas relacionados a pagamentos, 49% dos profissionais atualizam seus currículos e começam a procurar novos empregos.
Os atrasos nos pagamentos podem causar problemas para os funcionários e ter um efeito prejudicial em sua experiência, aumentando a rotatividade de funcionários. Recrutar e treinar novas contratações custa mais do que investir em um software de folha de pagamento que ajude a fornecer pagamentos precisos e pontuais.
Calcular automaticamente os impostos
Os proprietários de empresas que não apresentarem os impostos sobre a folha de pagamento dentro do prazo podem enfrentar multas pesadas, juros sobre impostos atrasados e até mesmo acusações criminais do IRS.
Essas multas podem ser facilmente evitadas com sistemas digitais de folha de pagamento que coletam automaticamente as informações fiscais dos funcionários, calculam os impostos sobre a folha de pagamento e os enviam ao IRS. A maioria dos softwares oferece alertas que o lembram de preencher os impostos dentro do prazo.
Manter os dados confidenciais em segurança
Manter os registros da folha de pagamento e os dados dos funcionários em um armário não é seguro, mesmo que o armário esteja trancado. Os sistemas de folha de pagamento digital oferecem várias camadas de proteção que protegem os dados da folha de pagamento contra acesso não autorizado. Essas opções de proteção incluem armazenamento baseado em nuvem, criptografia e autenticação multifator.
Como a Divbrands economiza 8+ horas ou mais por semana com os pagamentos globais da Deel
A Divbrands é uma empresa digital de comércio eletrônico direto ao consumidor que possui e opera várias marcas de consumo em todo o mundo.
Antes da Deel, a DivBrands pagava sua equipe global manualmente, o que consumia muito tempo e era propenso a erros. Com todos os componentes da folha de pagamento global e do compliance, o pagamento manual não era mais uma opção à medida que a empresa crescia.
A Deel permitiu que eles levassem em consideração todos os locais ao contratar e pagar trabalhadores globais sem se preocupar com as leis trabalhistas locais, cronogramas de pagamento por país, contratos e muito mais.
“Graças à Deel, eu só preciso ir para a seção de pagamentos, pressionar o botão de pagamento e pronto. Isso me dá a tranquilidade de saber que todos estão sendo pagos, no prazo, em todo o mundo.” - Daniel Aksioutine, COO, Divbrands
Hoje, a equipe da DivBrands tem 80+ funcionários. Sem a Deel, eles ainda estariam fazendo pagamentos individuais para cada funcionário, controlando os dados dos funcionários, as datas de pagamento por país e muito mais.
Perguntas frequentes sobre o gerenciamento da folha de pagamento
Veja a seguir o que mais você deve saber sobre o gerenciamento da folha de pagamento.
Quais são as responsabilidades de um gerente de folha de pagamento?
Um gerente de folha de pagamento consolida os dados dos funcionários coletados do software de controle de ponto e dos formulários de impostos antes do dia do pagamento para garantir que tudo seja inserido corretamente no software de folha de pagamento.
O gerente deve processar todos os pagamentos de forma correta e em conformidade, manter os registros da folha de pagamento e criar relatórios da folha de pagamento. Ele também é responsável por contratar, treinar e supervisionar os novos funcionários de sua equipe.
Qual é a função do RH na folha de pagamento?
A folha de pagamento é apenas uma das tarefas que um departamento de RH pode gerenciar. Os recursos humanos também lidam com recrutamento, contratação, integração, contratos, treinamento de funcionários, organização de eventos de formação de equipes e fortalecimento da cultura da empresa. Em empresas maiores, os departamentos de folha de pagamento e RH geralmente são dois departamentos separados.
Como preparo a folha de pagamento para meus funcionários?
Para preparar a folha de pagamento dos funcionários, você deve:
- Obter um Número de Identificação do Empregador (Employer Identification Number ou EIN)
- Coletar os formulários W-4 dos funcionários e garantir que todas as informações estejam corretas
- Escolher uma programação adequada para a folha de pagamento
- Coletar os dados do seu sistema de controle de tempo para calcular os salários
- Reter impostos dos pagamentos de seus funcionários
- Enviar aos funcionários o formulário W-2 em janeiro
O que é processamento de folha de pagamento de ciclo completo?
O processamento de folha de pagamento de ciclo completo refere-se ao processamento de sua folha de pagamento completa entre dois dias de pagamento. A duração da folha de pagamento de ciclo completo dependerá da programação que você escolher. Essa programação também é chamada de frequência de pagamento. A maioria das empresas paga seus funcionários quinzenalmente.
Facilite o gerenciamento da folha de pagamento internacional com a Deel
O gerenciamento da folha de pagamento tem sua parcela de desafios. Mas se você planejar com antecedência, automatizar tarefas repetitivas e revisar o processo com frequência, poderá garantir uma folha de pagamento precisa e, ao mesmo tempo, proporcionar aos funcionários uma experiência positiva.
Com o Global Payroll da Deel, você pode gerenciar sem esforço toda a folha de pagamento local e internacional em uma única plataforma, pagar funcionários e prestadores de serviços com um único clique e ter a certeza de que está em total conformidade com todas as regulamentações fiscais e leis trabalhistas aplicáveis.
Item | Deel | Remote | Oyster |
---|---|---|---|
Folha de pagamento internacional | Experiência com folha de pagamento nativa | Sem informação | Nenhuma solução de folha de pagamento mundial para funcionários contratados por meio de entidades de propriedade dos clientes |
Opções de recebimento para prestadores de serviços | Transferência bancária, Revolut, PayPal, Wise, Payoneer, Coinbase, Binance | Wise, Payoneer, Banco local (em 66 países) | Transferência bancária |
Pagamentos antecipados | Sim | Não | Não |
Folha de pagamento fora do ciclo | Sim | Sim, com uma taxa adicional | Não |
Pontuação Trustpilot | 4.8 | 4.5 | Sem informação |
Saiba mais sobre a solução Global Payroll da Deel.
*Esses dados foram coletados em 30 de março de 2022 e estão sujeitos a alterações. A Deel não faz nenhuma declaração quanto à integridade ou precisão das informações fornecidas.

Sobre o autor
Paula lidera o Marketing da Deel no Latam. Com mais de uma década de experiência em startups, ela já comandou projetos de Inbound Marketing e Inside Sales para mais de 50 empresas. Defensora do trabalho remoto e flexível como o futuro do trabalho, Paula acredita que ele traz de volta a paixão e a humanidade às nossas rotinas, criando pontes entre fronteiras e unindo o mundo do trabalho. Nos intervalos para o almoço, você pode encontrá-la no mar, praticando kitesurf.