Artikel
6 min read
12 smarta sätt att optimera lönehanteringen 2024
Global lönehantering
Författare
Deel Team
Senast uppdaterad
3 november 2026
Table of Contents
Skapa policys och rutiner för hela lönehanteringssystemet
Uppdatera och automatisera ert lönehanteringssystem
Sammanfattning
Löneteam bör prioritera dataskydd och säkerhet under 2024, särskilt om organisationen planerar att anställa och betala internationella medarbetare.
Organisationer bör ha en pålitlig källa för att bekräfta medarbetarnas anställningsklassificering.
För företag i tillväxtfasen är två av de bästa sätten att etablera ett lönehanteringssystem att automatisera eller outsourca processerna.
En idealisk löneprocess är enkel, stärker arbetet med regelefterlevnad och ger medarbetarna en positiv helhetsupplevelse. Men hur når du dit? Ett bra första steg är att följa de senaste och bästa sätten att hantera löner.
I den här artikeln går vi igenom några av de bästa sätten att hantera löneprocessen som du kan implementera under 2024 för att förbättra ditt teams lönefunktioner.
Så minskade EMF Media tiden som läggs på löneadministration med 50 procent
EMF Media fungerar som en tillväxtinkubator för startups och varumärkesbyggare över hela Europa. Innan de började använda Deel använde de fem olika plattformar för att hantera de olika betalningskraven för varje uppdragstagare.
Lönehanteringen var rörig, och teamet fick lägga timmar på att se till att alla fick betalt i tid. Processen var mycket decentraliserad, och de behövde flera bankkonton för att kunna betala sina medarbetare.
Sedan de centraliserade sin lönehantering med Deel har de minskat sin arbetsbelastning avsevärt och kan enkelt hantera sina uppdragstagares betalningsalternativ.
Med Deel har teamet onboardat 48 uppdragstagare i 15 olika länder och minskat tiden som går åt till att hantera olika plattformar och manuella processer för onboarding och lönehantering med 50 procent.
De har inte bara kunnat omfördela dessa resurser till andra områden, utan det har också gett dem de verktyg och den flexibilitet de behöver för att skala upp.
Skapa policys och rutiner för hela lönehanteringssystemet
Grunden för alla välfungerande processer – särskilt en så komplex som lönehantering – är tydliga rutiner och policys. Genom att skapa en gemensam riktlinje för era löneprocesser och bästa sätt att arbeta säkerställer ni att hela löneavdelningen arbetar utifrån samma standarder.
Era lönepolicys bör omfatta:
Lönens olika komponenter
Utbetalningsschema
Betalningsmetoder
Löneavdrag
Förmåner
Annat av vikt
Era lönerutiner bör omfatta:
Processer för dataregistrering
Standarder för hantering av rapporter
Utbetalningsprocesser
Standarder för dokumentation
Beräkningsprocesser
Förberedelser inför lönekörning
Rapportering efter lönekörning
För att komma igång kan ni använda en global lönehanteringsmall för att identifiera dagliga löneuppgifter och hur mycket varje medarbetare ska få betalt per lönecykel.
Observera: Lagar för lönehantering (som när och hur medarbetare ska få betalt) varierar mellan länder. Se lokala lagar och regler för mer information.
Deel Global Payroll
Väldigt enkelt, väldigt global lönehantering
Lägg in viktiga datum och deadlines för lönehanteringen för hela året
En av fördelarna med att hantera löner är att nästan alla viktiga deadlines är kända i förväg. Integrera denna strategiska planering i löneavdelningens schema för att undvika fel i lönehanteringen och påföljder från Skatteverket.
Deadlines och viktiga datum kan inkludera, men är inte begränsade till:
Utbetalningsdatum (veckovis, varannan vecka, två gånger per månad eller månadsvis)
Datum då Riksbanken har stängt
Datum då lokala banker har stängt
Skatteverkets deadlines för inlämning och utdelning av skatteformulär
Ställ in påminnelser för deadlines
Både småföretagare och löneansvariga på större företag kan ha nytta av att sätta upp påminnelser för deadlines inom lönehantering och skatt. Deadlines kan variera beroende på ländernas lagar för lönehantering och ditt löneutbetalningsschema.
Hur och var du ställer in påminnelser beror på ditt team och de verktyg ni använder. Att automatisera påminnelser i ett verktyg ni redan använder dagligen, som Slack, är ett av de enklaste sätten att säkerställa att påminnelser når fram. Ett annat alternativ är att skapa en lönekalender i teamets gemensamma Google-kalender och bjuda in alla nödvändiga medlemmar till de aktuella händelserna under året.
Säkerställ att dina medarbetare är korrekt klassificerade
Förståelse för anställningsklassificering är nödvändig för korrekt lönehantering. Du behöver känna till skillnaden mellan heltidsanställda och egenföretagare samt mellan undantagna och icke undantagna anställda för att kunna samla in och lämna in rätt formulär, betala medarbetare korrekt och tillhandahålla de lagstadgade förmånerna.
Arbetsgivare betalar mycket mer för anställda än för egenföretagare, eftersom de finansierar förmåner och arbetsgivaravgifter för varje anställd. När arbetsgivare felklassificerar sina medarbetare undviker de skatter, vilket leder till betydande skattebortfall.
Om ditt team anställer både egenföretagare och anställda, dubbelkolla att de är korrekt klassificerade. Du kan följa denna bedömning för att avgöra risken för felklassificering.
Väldigt enkelt, väldigt global lönehantering
Konsolidera och effektivisera din internationella lönehantering. Vi hanterar compliance, skatteavdrag och deklarationer överallt där du har juridiska enheter – allt med stöd av vårt team av interna löneexperter.
Uppdatera och automatisera ert lönehanteringssystem
En av de största framstegen inom HR-mjukvara är automatiseringen av lönehanteringen. Automatiserade och digitaliserade lösningar kan hjälpa dig att hantera löneavdelningens arbetsbörda och förbättra regelefterlevnad och inlämning av skattedeklarationer. De kan ta över uppgifter som:
Tidrapportering
Beräkning av övertid, bonusar och löneförhöjningar
Lönrapportering och kostnadsuppdelningar
Beräkning av skatter och avdrag
Skattedeklarationer
Så stöttade 1840 & Company sin spridda arbetsstyrka med hjälp av Deel efter supertyfonen Rai
1840 & Company är en global marknadsplats som hjälper företag att växa och accelerera sin utveckling genom noggrant utvalda frilansare och outsourcingtjänster.
I december 2021 drabbade supertyfonen Rai Cebu City i Filippinerna och påverkade direkt en betydande del av företagets medarbetare som behövde omedelbar hjälp. Som svar använde Bryan DiGiorgio, vd och grundare av 1840 & Company, Deel för att snabbt skicka förskottsbetalningar till sina medarbetare med bara några få klick.
"Utan Deel skulle vår önskan och förmåga att hjälpa ha tagit flera dagar eller längre – vilket hade känts som en evighet för dem som drabbades," sa DiGiorgio. "Det var väldigt givande på ett personligt plan att kunna fatta dessa humanitära beslut och att omedelbart kunna ge hjälp – på andra sidan jordklotet."
Använd spårning och analys av realtidsdata
Löneteam behöver aktuell data för att kunna fatta välgrundade beslut. Oavsett om du granskar medarbetares löneinformation eller en kostnadsuppdelning av arbetsgivaravgifter behöver du en uppdaterad rapport. Exempelvis ger Deels plattform Global Payroll en global överblick över all löneinformation, vilket möjliggör datadrivna beslut om löner med rapporter från alla platser och roller.
Skapa en strikt godkännandeprocess för lönehantering
Godkännandeprocessen för löner tar ofta mycket tid och kräver samtidigt snabb insats från flera medarbetare på olika nivåer. Så hur kan man göra processen enklare?
Börja med att ha en tydlig översikt över budget, scheman, löneperioder och andra begränsningar. Sätt sedan upp riktlinjer som fastställer att alla beslut om bemanningsstrategi, befordringar eller personalförändringar måste godkännas i förväg, så att ni undviker större problem med löner längre fram i processen.
Erbjud mer tillgängliga alternativ för utbetalning
Direktinsättning till bankkonto är standard i Sverige, men om du vill ge dina medarbetare en ännu bättre betalningsupplevelse – särskilt om du har ett globalt team som inkluderar uppdragstagare – kan det vara värdefullt att erbjuda mer flexibla alternativ.
Med Deel kan medarbetare exempelvis välja att ta ut sin lön i kryptovaluta. Enligt Deel Labs State of Global Hiring Report gjordes 4 procent av alla uttag via Deel 2022 i kryptovaluta. Företag som använder Deel kan även betala uppdragstagare i förtid genom Advance.
När en CFO börjar ha tio eller femton enheter börjar det bli riktigt rörigt att hantera. De arbetar med lokala lönehanterare, får Excel-filer och försöker sammanställa allt. De saknar insyn i vad socialförsäkringskostnader innebär i Frankrike jämfört med Nederländerna eller Japan – det blir väldigt komplicerat. Deel kan verkligen börja konsolidera allt – uppdragstagare, anställda där du saknar infrastruktur, alla dina medarbetare och enheter – på en plats där vi hanterar lönerna åt dig.
—Alex Bouaziz,
Medgrundare och vd, Deel
Deels kunder kan också erbjuda uppdragstagare ett Deel-kort, vilket gör att de kan använda medel direkt från sitt Deel-saldo utan att föra över pengarna till sitt bankkonto. Det är ett utmärkt alternativ för dem som arbetar i länder som Filippinerna, där de kan få sin lön i en mer stabil valuta.
Hitta en mjukvarulösning med mobil självbetjäning
Att använda en löneplattform med självbetjäningsfunktioner avlastar HR-teamet från repetitiva uppgifter och låter dem fokusera på kärnverksamheten. Självbetjäning gör det möjligt för medarbetare att utföra enkla uppgifter själva, såsom att lämna in tidrapporter, granska tidigare och nuvarande lönespecifikationer och lämna in skatteinformation.
En plattform med självbetjäning som dessutom är mobilanpassad är idealisk, eftersom både medarbetare och löneansvariga kan komma åt den när som helst och var som helst, vilket skapar en bättre användarupplevelse och ökar effektiviteten.
Implementera en stark policy för dataskydd
Oavsett om du lagrar data online, använder lönehanteringsprogram eller outsourcar lönehanteringen, måste du tänka på datasäkerheten. Löneteam arbetar med känslig medarbetardata, såsom bankinformation och personaluppgifter, och därför behöver du vidta försiktighetsåtgärder för att skydda denna information.
Molnbaserade lösningar är vanligtvis det säkraste alternativet för många företag, men det är upp till dig att avgöra vad som fungerar bäst för ditt företag och din data. Om du väljer att samarbeta med en extern leverantör för lönehantering behöver du också ha ett korrekt avtal för hantering av data och personuppgifter på plats.
