Créer un plan de rémunération : le guide étape par étape

La manière dont votre entreprise gère les décisions salariales est un élément déterminant de votre culture. Un plan de rémunération structuré montre à vos employés que les décisions sont réfléchies, cohérentes et équitables. Sans une approche structurée et transparente, les décisions salariales peuvent sembler incohérentes et ouvrir la porte à la méfiance ou même à des risques de conformité, surtout à mesure que votre effectif augmente ou s'étend sur plusieurs pays.

Dans ce blog, nous vous guiderons à travers un processus étape par étape pour créer un plan de rémunération, de votre philosophie de rémunération jusqu'à l'étalonnage des salaires et l'intégration des avantages, en utilisant des pratiques qui résonnent tant avec les responsables RH qu'avec les dirigeants financiers et cadres. Grâce à notre expertise internationale et nos puissants outils de paie et conformité, vous découvrirez comment la bonne stratégie de rémunération peut augmenter la rétention, renforcer l'équité et simplifier la croissance sur n'importe quel marché.

Un guide étape par étape pour créer un plan de rémunération

Avant de créer un plan de rémunération, il est important de comprendre ce qu'il est et ce qu'il n'est pas. De nombreuses entreprises utilisent les termes « stratégie de rémunération » et « plan de rémunération » de manière interchangeable, mais ils ont des objectifs différents. Considérez la stratégie comme le « pourquoi » et le plan comme le « comment ».

Votre stratégie de rémunération est le cadre de haut niveau : comment vous vous positionnez sur le marché, comment vous équilibrez l'équité interne avec la compétitivité externe, et quels principes guident vos décisions salariales. C'est une perspective à long terme qui relie la rémunération aux objectifs commerciaux, à la culture et aux valeurs.

Votre plan de rémunération met cette stratégie en action. Il inclut des structures spécifiques telles que les grilles salariales, les niveaux de poste, les modèles de bonus et avantages qui déterminent comment les travailleurs sont payés.

Un plan de rémunération efficace prend généralement 4 à 8 semaines à élaborer avec la contribution des ressources humaines, de la finance, des managers et dirigeants. Voici les neuf étapes impliquées dans la création de votre plan.

Étape 1 : Définissez votre philosophie de rémunération

Un plan solide de rémunération commence par une philosophie claire — une déclaration formelle de la manière dont votre organisation aborde les décisions salariales. Une philosophie de rémunération définit les principes qui déterminent comment vous récompensez vos travailleurs et alignez les pratiques salariales avec la mission et les objectifs plus larges de votre entreprise.

Votre philosophie de rémunération devrait au moins clarifier :

1. Comment vous évaluez les salaires : allez-vous devancer, égaler ou suivre le marché ?
2. Votre position sur l'équité interne : comment allez-vous maintenir une rémunération équitable entre les équipes et les responsabilités ?
3. Le rôle de la performance : dans quelle mesure les résultats influenceront-ils les décisions concernant le salaire ou les primes ?
4. Votre approche de la transparence : dans quelle mesure partagerez-vous avec vos équipes les informations sur les grilles salariales et leurs structures ?

Étape 2 : Développez une architecture métier

Un plan de rémunération exige une compréhension claire et cohérente de la manière dont vous définissez et structurez les postes au sein de votre entreprise. Une architecture métier fournit un cadre standardisé pour classer les emplois en fonction de leur fonction, de leur service et de leur portée. Elle définit comment les postes se lient les uns aux autres, par exemple, par la progression de carrière, la responsabilité managériale ou le niveau d'impact. C'est un cadre qui aide aux décisions de rémunération.

La création de votre architecture métier inclut généralement :

• Des familles de métiers : regroupement des postes par disciplines similaires (par exemple, Ingénierie, Ventes, Marketing).
• Des niveaux de carrière : définir des parcours d'évolution de carrière inspirants qui aident les candidats et travailleurs à visualiser leur avenir au sein de l'entreprise et comment la rémunération est liée à chaque opportunité. Par exemple, Contributeur Individuel → Manager → Directeur → Cadre.
• Matrices de classification des postes: définir les compétences, responsabilités et attentes à chaque niveau. Par exemple :
• Ingénieur Niveau 2 : exécute les tâches assignées avec une supervision modérée ; démontre une compétence technique dans les domaines principaux ; commence à influencer les résultats d'une petite équipe.
• Ingénieur Niveau 3 : prend en charge des projets complexes ; encadre les coéquipiers juniors ; contribue régulièrement aux décisions architecturales et initiatives transversales.

Étape 3 : Menez une étude de marché et un étalonnage des salaires

La rémunération est un facteur extrêmement persuasif dans les décisions de rester ou quitter une organisation. Selon l'étude de Gallup sur le roulement du personnel, 30 % des travailleurs qui ont volontairement quitté une organisation déclarent qu'une compensation et des avantages supplémentaires les auraient amenés à reconsidérer leur décision.

Tous les packages de rémunération sont relatifs à ce que proposent les concurrents, c'est pourquoi l'étalonnage des salaires et la recherche de marché sont essentiels.

Pour comprendre ce que les autres paient, commencez par utiliser des outils de comparaison salariale fiables tels que Deel Salary Insights ou des fournisseurs comme Mercer. Ces outils procurent des données salariales réelles, vous aidant à établir des fourchettes de rémunération réalistes en fonction des marchés où vous recrutez.

Lors de la réalisation d'une étude de marché, prenez compte des :

1. Références sectorielles : les salaires varient considérablement d'un secteur à l'autre, même pour des postes similaires. Comprenez comment votre secteur influence les attentes en matière de rémunération
2. Données spécifiques par poste : les salaires peuvent varier considérablement entre les postes au sein du même service ou de la même équipe. Assurez-vous de comparer des éléments similaires.
3. Facteurs géographiques : la localisation reste un facteur important dans la rémunération, même avec le travail à distance. Les postes basés dans des villes où le coût de la vie est élevé offrent souvent une rémunération plus importante que des postes équivalents ailleurs.
4. Tendances salariales : les changements économiques, les pénuries de compétences émergentes et les tendances comme le retour au bureau peuvent tous influencer les attentes en matière de rémunération à la hausse ou à la baisse. Anticiper ces tendances vous permet d'effectuer des ajustements de marché proactifs plutôt que des corrections réactives et coûteuses

Étape 4 : Établissez des fourchettes salariales et des structures de rémunération

Les données de marché ne sont utiles que si elles conduisent à des décisions salariales exploitables. C'est là que les fourchettes salariales transforment vos analyses de référence en plages de rémunération définies pour chaque poste, niveau et famille de métiers.

Chaque échelle salariale doit inclure un salaire de base minimum, médian et maximum pour un poste donné. Pour ancrer vos décisions de rémunération, vos plages doivent refléter :

• Le taux du marché externe pour le poste
• L'architecture interne des postes que vous avez établie
• Votre philosophie de rémunération (par exemple, payer au niveau du marché, au-dessus ou en dessous)

Sans fourchettes salariales, les discussions sur les salaires deviennent improvisées et difficiles à justifier. Mais avec elles, les responsables du recrutement, les équipes RH et financières sont tous sur la même longueur d'onde.

Lire la suite Découvrez comment créer des fourchettes salariales grâce à notre guide étape par étape.

Vous devrez également décider comment l'emplacement de vos travailleurs influence vos structures de rémunération. GitLab, par exemple, utilise un calculateur de rémunération transparent qui applique un « facteur de localisation » à la paie de chaque personne. Plutôt que de lier les salaires au coût de la vie, GitLab évalue les marchés du travail locaux et les compare aux taux de San Francisco comme référence de base.

D'autres entreprises, comme Basecamp, choisissent une rémunération indépendante de la localisation, offrant le même salaire, basé sur le marché de San Francisco au 90e percentile, quel que soit le lieu de travail du salarié.

Étape 5 : Intégrez la rémunération variable et les incitations

Le salaire de base n'est qu'une partie d'un plan de rémunération complet. Pour attirer et retenir les meilleurs talents, de nombreuses entreprises ajoutent une rémunération variable, que les employés peuvent gagner en fonction de certaines conditions ou résultats plutôt que d'une garantie. Les types courants de rémunération variable incluent :

• Des commissions sur les ventes : la rémunération est directement liée aux revenus ou à l'atteinte des quotas, souvent un élément majeur dans les postes en vente
• Le partage des bénéfices : les programmes d'incitation à l'échelle de l'entreprise distribuent une partie des bénéfices aux employés, généralement sur une base annuelle
• Les actions et options sur actions : les incitations à long terme sont souvent utilisées dans les startups et les entreprises en phase de croissance pour récompenser l'engagement et aligner les travailleurs sur la performance de l'entreprise
• Les primes de rétention: des incitations ciblées sont conçues pour retenir les talents clés pendant des périodes critiques telles que des restructurations, des changements de direction ou des lancements de produits majeurs
• Des Primes de performance: des paiements uniques basés sur les résultats individuels, d'équipe ou de l'ensemble de l'entreprise
• Des augmentations au mérite: les augmentations de salaire sont liées à une performance constamment élevée, ou à l'acquisition de nouvelles responsabilités ou compétences

Bien sûr, il n'existe pas de modèle unique qui fonctionne pour chaque organisation ou poste. C'est pourquoi il est important d'aligner la rémunération variable sur la nature du poste, le niveau de responsabilité et votre philosophie globale de rémunération. Voici comment la rémunération variable pourrait varier selon le poste :

• Les postes dans la vente : incluent souvent une rémunération basée sur des commissions liées à des quotas ou des objectifs de revenus. Les meilleurs performeurs peuvent gagner 40 à 50 % de leur rémunération totale grâce à des primes ou commissions
• Les dirigeants : reçoivent généralement un mélange de primes de performance, plans d'incitation à long terme (LTIPs) et attributions d'actions pour aligner les objectifs de leadership avec la performance de l'entreprise
• Le support client : Inclut généralement des composants variables plus faibles, mais peut tout de même offrir des primes de performance liées à des indicateurs clés de performance (KPI) tels que la satisfaction client ou le temps de résolution
• Les équipes produit et ingénierie : peuvent recevoir des stock option ou des primes de performance annuelles basées sur les étapes clés de l'entreprise ou l'impact évalué par les pairs

Étape 6 : Présentez les avantages et privilèges

Souvent considérés comme des « extras », les avantages et privilèges sont essentiels à votre package de rémunération totale. Selon une étude de MetLife sur les avantages sociaux, lorsque les employés se sentent pris en charge par leur employeur, ils sont 1,5 fois plus susceptibles de dire qu'ils sont heureux et ressentent un sentiment d'appartenance fort au travail.

Bien que le salaire puisse inciter quelqu'un à rejoindre une entreprise, ce sont souvent les avantages qui déterminent s'il y reste. Dans des environnements de recrutement compétitifs, ils peuvent faire pencher la balance pour les candidats qui évaluent plusieurs offres. Et dans les stratégies de rétention, ils constituent un moyen fiable de renforcer la satisfaction sans avoir recours systématiquement à des augmentations de salaire.

Les offres compétitives d'aujourd'hui incluent souvent :

• L'assurance santé : la couverture médicale, dentaire et optique reste standard sur la plupart des marchés
• Les congés payés (PTO) : inclut les congés de vacances, les congés maladie et les jours personnels, avec une flexibilité croissante pour s'adapter à différents styles de travail
• Les plans d'épargne-retraite : 401(k), régimes de pension ou équivalents spécifiques à la région
• Le congé parental : politiques étendues et inclusives pour les parents biologiques et non biologiques
• Les indemnités de travail à distance : soutien pour l'équipement de bureau à domicile, internet ou les abonnements à des espaces de coworking
• Les avantages pour la santé mentale : accès à la thérapie, jours de congé pour la santé mentale ou allocations pour des programmes bien-être
• Les budgets pour l'apprentissage et le développement : fonds pour le perfectionnement, les certifications ou le coaching
• Les avantages en nature ou localisés : allocations de transport, soutien à la garde d'enfants ou avantages spécifiques à une région qui créent une réelle parité lors de la conception des avantages pour les équipes internationales.

Ces offres indiquent le type de culture que votre entreprise souhaite instaurer. Les avantages montrent si vous optimisez pour l'efficacité à court terme ou pour la fidélité à long terme. Vos talents remarqueront vite la différence !

Étape 7 : Assurez la conformité légale et l'équité salariale

La planification de la rémunération doit être conforme aux lois locales, quel que soit l'endroit où se trouvent vos travailleurs. Cela inclut les réglementations du travail et fiscales, les lois sur le salaire minimum, les contributions sociales, ainsi que les exigences en matière d'équité salariale et de transparence.

Les lois sur la transparence des salaires sont l'un des changements réglementaires les plus significatifs qui façonnent les pratiques de rémunération aujourd'hui. Voici un aperçu de la manière dont différentes régions réagissent :

États-Unis

Des États comme la Californie, New York et le Colorado exigent désormais que les employeurs incluent des fourchettes de salaires dans les offres d'emploi. Certains États imposent également aux employeurs de divulguer les informations sur les fourchettes de salaires aux employés actuels sur demande ou lors des évaluations de performance. Ces lois sont conçues pour promouvoir l'équité salariale et réduire les biais dans les décisions de rémunération, en particulier pour les groupes historiquement sous-payés.

Europe

Selon la directive sur la transparence des rémunérations de l'UE, tous les États membres doivent introduire de nouvelles réglementations sur la transparence et l'équité des rémunérations d'ici juin 2026. La directive inclut des obligations de divulgation des fourchettes salariales dans les offres d'emploi, une interdiction du secret des rémunérations, et des exigences de reporting pour les employeurs dépassant un certain nombre d'employés. Les entreprises doivent également justifier les écarts de rémunération inexpliqués et donner aux travailleurs accès aux données salariales par catégorie de poste et genre.

Canada

Des provinces comme la Colombie-Britannique et l'Ontario ont introduit ou élargi la législation sur la transparence salariale, y compris des exigences pour la divulgation des salaires et la publication de rapports publics.

Australie

Le projet de loi Workplace Gender Equality Amendment (Closing the Gender Pay Gap) de 2023 oblige les grands employeurs à publier des données sur l'écart de rémunération entre les sexes, avec des obligations de transparence plus détaillées introduites progressivement au fil du temps.

Étape 8 : Cartographiez votre personnel par rapport à la nouvelle structure de rémunération définie

Pour rendre opérationnel votre plan de rémunération, cartographiez vos équipes en fonction des différents niveaux de poste et fourchettes salariales définis, de leurs responsabilités actuelles, de leurs qualifications et leur impact.

Cela est souvent appelé « nivellement » et est essentiel pour transformer la structure en action. Pour le faire efficacement :

• Examinez le poste actuel, la fonction et le champ de responsabilité de chaque employé
• Alignez-les avec la famille de métiers et les niveaux appropriés
• Appliquez des facteurs de localisation ou des modèles de rémunération variable selon les besoins
• Signalez toute anomalie où la rémunération ou le niveau semble ne pas correspondre aux attentes

Les responsables apportent un éclairage essentiel à ce processus en comprenant comment les postes fonctionnent réellement au sein de leurs équipes. Leur participation favorise également l'adhésion à travers l'organisation, de sorte que les décisions finales soient considérées comme crédibles.

Cartographier les travailleurs après avoir finalisé le modèle de rémunération empêche d'influencer les futures rémunérations. Cela crée une rupture nette — un système transparent auquel vous pouvez vous référer pour expliquer ou défendre tout résultat de rémunération.

Étape 9 : Communiquer efficacement le plan de rémunération

Les travailleurs se soucient de leur rémunération - ils veulent savoir qu'ils gagnent suffisamment et que vous avez effectué les calculs ou pris les décisions de manière équitable. Si un aspect du processus semble mystérieux, vous risquez de nuire à la confiance et d'augmenter le taux de rotation, car vos travailleurs pourraient se tourner vers un concurrent offrant un programme de rémunération plus transparent.

Voici comment offrir une communication solide à vos responsables d'équipe et contributeurs.

Communication avec les leaders des équipes

Vos leaders d'équipe transmettront le message, répondront aux questions et géreront toute colère ou déception. Assurez-vous de leur procurer :

• Une explication claire de la philosophie de rémunération de l'entreprise et de la manière dont vous l'avez réalisée
• De la clarté derrière le processus de cartographie et le nivellement des postes
• Des points de discussion, FAQ et formation pour garantir la cohérence et la confiance entre services

Communication avec les contributeurs

Fournissez de la documentation, organisez des sessions de questions-réponses ou utilisez des réunions individuelles pour transmettre :

1. Comment vous avez déterminé leur rémunération (poste, niveau, localisation, performance, etc.)
2. Ce que chaque composant de leur rémunération comprend (salaire, prime, actions, avantages).
3. Comment ils peuvent évoluer et ce qu'il faut pour passer au niveau supérieur

Un plan bien communiqué élimine la confusion et crée de l'alignement. Lorsque vos employés comprennent comment vous déterminez leur rémunération et ce que vous attendez d'eux à l'avenir, ils sont beaucoup plus susceptibles de faire confiance au processus, même s'ils ne sont pas d'accord avec chaque détail.

Défis courants lors de l'élaboration de plans de rémunération et comment les surmonter

Même avec la bonne structure en place, il est normal de rencontrer quelques obstacles dans la planification de la rémunération dans le monde réel. Voici quelques-uns des défis les plus courants auxquels les entreprises sont confrontées et ce qu'il faut prendre en compte pour les surmonter.

1. Gestion des écarts de salaire et des attentes des travailleurs

La formalisation des structures salariales révèle souvent des incohérences, telles que deux personnes occupant des postes similaires étant rémunérées différemment en fonction du moment, de la négociation ou de la discrétion du manager. Bien que ces écarts créent des frictions, n'essayez pas de justifier rétroactivement les décisions passées. Au lieu de cela, ancrez chaque discussion dans votre nouveau cadre et concentrez-vous sur la manière dont le plan crée à l'avenir de l'équité.

2. S'adapter aux changements de marché et aux ralentissements économiques

Les données de rémunération vieillissent rapidement. L'inflation, les hausses du coût de la vie et les évolutions du marché des talents peuvent rapidement rendre vos échelles salariales obsolètes. Pour rester à jour, intégrez des cycles de révision réguliers et prévoyez du temps pour réévaluer, surtout dans les industries à forte croissance ou volatiles.

3. Équilibrer les contraintes budgétaires avec une rémunération compétitive

Les entreprises en phase de démarrage et autofinancées ne peuvent souvent pas égaler les salaires des grandes entreprises, et ce n'est pas grave. Rappelez-vous qu'une seule entreprise peut payer plus que les autres, mais vous pouvez toujours être compétitif grâce à l'équité, aux avantages, à la flexibilité et aux opportunités de carrière.

4. Maintenir l'équité et la transparence dans les équipes internationales

L'une des questions les plus complexes est de savoir s'il faut ajuster les salaires en fonction du lieu de résidence des travailleurs. De nombreuses entreprises privilégiant le télétravail commencent par des ajustements basés sur le coût de la vie, mais avec le temps, ce modèle peut sembler arbitraire et injuste, surtout lorsque des travailleurs de différentes villes effectuent le même travail pour des salaires différents.

La rémunération basée sur la localisation reste une approche valable pour de nombreuses entreprises. Mais si vous l'utilisez, soyez prêt à expliquer la logique et à montrer comment elle soutient vos plus larges valeurs. Ce qui importe le plus, c'est que votre modèle soit cohérent et conçu pour évoluer.

Comment Deel aide les entreprises à mettre en œuvre des plans de rémunération

Concevoir un plan de rémunération est une tâche, mais le mettre en œuvre et le maintenir au sein d'une force de travail internationale en est une autre. Deel aide les entreprises à gérer chaque étape de ce processus à grande échelle :

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