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6 mins

Qu’est-ce qu’un système de gestion des ressources humaines (SGRH) ?

RH globale

RH

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Auteur

L'équipe Deel

Publié

23 janvier, 2025

Dernière mise à jour

23 janvier, 2025

Sommaire

Quelles sont les principales fonctions d’un système de gestion des ressources humaines ?

Quelles fonctionnalités choisir pour répondre aux besoins de l’entreprise ?

Comment fonctionne un système de gestion des ressources humaines ?

Logiciels SIRH, HRMS, GCH : quelles différences ?

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des ressources humaines pour les petites entreprises ?

Quand adopter un logiciel de système de gestion RH ?

Qui utilise une telle solution de gestion RH ?

Le HRMS impacte-t-il la gestion des paies ?

Quel est l’impact du système de gestion RH sur la rétention des talents ?

Un HRMS peut-il aider à assurer la conformité globale ?

HRMS : comment choisir le bon fournisseur ?

Comment les entreprises peuvent-elles commencer avec un HRMS ?

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Points clés à retenir :
  • Centralisation des processus RH : simplifiez l’onboarding, la paie, la gestion des talents et plus encore grâce à un système de gestion des ressources humaines performant.
  • Autonomie des collaborateurs : offrez un accès libre-service pour laisser vos équipes gérer les informations personnelles, les plannings et les demandes de congés.
  • Prise de décision éclairée : améliorez votre stratégie RH avec des tableaux de bord précis et des rapports en temps réel favorisant l’efficacité et la conformité.

Un SGRH (ou HRMS en anglais pour Human Resources Management System) est un logiciel cloud destiné à centraliser, automatiser et simplifier les processus RH. Il s'agit d'une solution logicielle complète qui regroupe plusieurs outils ou applications visant à soutenir les équipes RH dans leurs tâches quotidiennes comme l’onboarding, la gestion de la paie, la gestion du temps, l’évaluation des performances ou encore le départ des collaborateurs.

Ces outils permettent aux responsables et aux équipes RH de stocker, actualiser et partager rapidement des informations personnelles ou des données liées au travail des employés, tout en créant des rapports précis, portant des données mises à jour en temps réel.

Le SGRH simplifie les fonctions RH principales (core RH) tout au long du cycle de vie des employés, en couvrant des aspects tels que l’intégration des nouveaux collaborateurs, la gestion des talents, les avantages sociaux, le processus de recrutement, le suivi des absences et des congés, ainsi que la gestion des fiches de paie.

Dans cet article de Deel, nous ferons le point sur un tel système, quelles sont ses fonctions clés, pourquoi l’implémenter dans votre organisation et comment procéder.

Quelles sont les principales fonctions d’un système de gestion des ressources humaines ?

L’adoption et la mise en œuvre efficace d’un logiciel de gestion RH adapté aux besoins de l’entreprise peuvent considérablement réduire, voire éliminer, les tâches administratives liées à la gestion RH.

Un outil de gestion performant coordonne les flux de travail au sein des services RH tout en tenant informés les collaborateurs et les managers des politiques, plannings et données RH essentielles. Parmi les fonctionnalités qu’un HRMS peut offrir, on retrouve :

Les meilleures solutions s’intègrent souvent avec d’autres outils, comme ceux liés à la gestion de la paie ou des notes de frais, pour des processus RH plus fluides.

Un bon logiciel de gestion RH intègre également une fonction d’accès autonome, permettant aux employés de :

  • mettre à jour leurs informations personnelles ;
  • soumettre des demandes de congés et de gestion des absences ;
  • consulter leurs plannings ;
  • vérifier leurs avantages sociaux, à tout moment et sans passer directement par l’équipe RH.
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Quelles fonctionnalités choisir pour répondre aux besoins de l’entreprise ?

Chaque système HRMS possède ses particularités, mais voici les fonctionnalités standards souvent présentes :

Un registre centralisé des données

Ce registre centralisé facilite le stockage, la mise à jour et la gestion des informations RH comme les fiches de paie, les heures supplémentaires ou les bulletins de paie. Il simplifie également la conformité aux audits et le suivi des plannings et ressources, tout en tenant à jour les tableaux de bord décisionnels. Vous avez alors une vue complète sur votre masse salariale, en un seul coup d’œil !

Une planification simplifiée des ressources humaines

Avec une bonne gestion des temps et une planification efficace, l'entreprise peut identifier les besoins en compétences, anticiper les recrutements, organiser des formations et préparer la succession au sein des équipes RH tout en optimisant le capital humain et le retour sur investissement (ROI).

Un recrutement réussi de vos futurs talents

Une plateforme de gestion SGRH peut inclure un module de recrutement (ou ATS) qui facilite la création et la publication d’offres d’emploi, la gestion des candidatures et les processus de recrutement. Ce type de solution permet notamment de :

  • automatiser les entretiens d’embauche ou évaluations de la performance ;
  • conserver les supports et retours liés aux entretiens ;
  • suivre les candidats tout au long du processus de recrutement ;
  • demander des vérifications des antécédents ;
  • collecter les documents nécessaires, comme les CV et références ;
  • gérer l’onboarding ainsi que l’offboarding des collaborateurs.

Une gestion des talents en quelques clics

Une fois le recrutement finalisé, il est essentiel d’accompagner les employés tout au long de leur carrière. Les outils de gestion des talents permettent d’évaluer régulièrement les performances, de fixer des objectifs clairs (KPIs), d’identifier les compétences professionnelles à renforcer et d’encourager le bien-être des collaborateurs à travers formations, mentorats ou suivis personnalisés.

Un suivi optimal du temps de travail

Grâce à des fonctionnalités avancées, les responsables RH assurent la gestion du temps de travail, la gestion des congés, des absences ou des heures supplémentaires, tout en ajustant les plannings au besoin. Ces données sont également cruciales pour la bonne gestion de la paie.

Des rapports et tableaux de bord

Il génère des rapports précis et automatisés permettant de suivre les performances RH, d’analyser les indicateurs clés et de prendre des décisions éclairées adaptées aux besoins de l’entreprise.

Une gestion de la paie et une administration des avantages sociaux

Enfin, un bon logiciel SGRH intègre souvent des fonctionnalités de gestion administrative comme la paie, les avantages sociaux ou encore la conformité fiscale. Cela inclut le calcul des salaires, des commissions, des déductions fiscales ou des bonus tout en assurant un traitement rapide, conforme et optimisé.

Un support complet pour les équipes globales

Pour des entreprises en expansion, un système de gestion des ressources humaines avec des fonctionnalités globales est nécessaire. La gestion des équipes internationales, le télétravail, ou encore limmigration et les visas de travail peuvent tous être centralisés sur un outil conçu pour accompagner la mobilité et la croissance mondiale.

Comment fonctionne un système de gestion des ressources humaines ?

Un SGRH automatise de nombreuses fonctions associées à la gestion des ressources humaines, telles que la collecte de données, la génération de formulaires, de modèles et de rapports, ainsi que des options d’auto-service pour les employés.

La majorité de ces systèmes sont des solutions cloud, dotées de capacités de synchronisation automatique des données. Ce format les rend accessibles depuis différents réseaux, permettant ainsi aux employés comme aux équipes RH de collaborer sur la gestion des données et la création de rapports.

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Logiciels SIRH, HRMS, GCH : quelles différences ?

Bien que ces termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils comportent des différences clés :

  • Logiciel SIRH (Système d’information des ressources humaines) : il sert principalement à enregistrer numériquement les informations des employés, remplaçant les anciens supports papier. Une solution SIRH offre des fonctionnalités élémentaires : gestion des documents, gestion des données des employés, suivi des présences, création d’organigrammes et la gestion des compensations.
  • SGRH (Système de gestion des ressources humaines) : ce type de logiciel RH représente une évolution moderne du SIRH, intégrant toutes ses fonctionnalités tout en allant beaucoup plus loin. Ce type de solution logicielle inclut des outils avancés comme le suivi des candidats (ATS) dans le processus de recrutement, des fonctionnalités de formation et de développement, ainsi qu'une gestion optimisée des tâches administratives.
  • GCH (Gestion du capital humain) : ce terme englobe l’ensemble des processus liés à la gestion du capital humain, depuis la sélection des talents grâce à des screenings approfondis, jusqu’au suivi complet de chaque employé en matière de gestion des temps, des avantages sociaux, des performances et plus encore.

Ces trois solutions peuvent être utilisées par les services RH pour gagner en efficacité, booster la productivité et améliorer l’expérience collaborateur. Aujourd’hui, les fonctionnalités de SIRH et GCH sont généralement incluses dans des systèmes de gestion RH complets.

Des ressources complémentaires à découvrir :

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des ressources humaines pour les petites entreprises ?

Remplacer les tableurs Excel et autres processus RH manuels par un SGRH peut apporter de nombreux bénéfices :

  1. Une plus grande précision et rapidité. Qu’il s’agisse de la gestion de la paie, de l’administration des avantages sociaux, du suivi des absences, ou de la gestion des performances, un système centralisé de gestion RH réduit considérablement les erreurs.
  2. Un processus de recrutement plus rapide et économique. Grâce à un suivi précis des candidats (ATS), une base de données des CV et d’outils de sélection des candidats, l’embauche devient plus fluide et efficace.
  3. Un meilleur engagement et rétention des employés. La réduction des erreurs de paiement, l’optimisation de l’onboarding, et les options d’auto-service contribuent au bien-être des collaborateurs.
  4. Une planification optimisée des effectifs. Le logiciel RH permet une vue d’ensemble sur l’entreprise et facilite la mise à jour des informations personnelles et des plannings.
  5. Une vision holistique des données employées. Cela favorise une meilleure gestion des talents, une planification stratégique des successions, et aide à la prise de décision via des rapports personnalisables à la demande.

Quand adopter un logiciel de système de gestion RH ?

Il devient nécessaire de mettre en place un tel système au sein de votre entreprise dans plusieurs cas de figure :

  • La mise à jour et le reporting des données financières sont trop chronophages en raison de doublons ou de travaux manuels.
  • Les équipes RH passent trop de temps à aider les employés sur des tâches qu’ils pourraient réaliser eux-mêmes grâce à un logiciel RH en mode autonome.
  • Les coûts salariaux explosent, nécessitant une analyse poussée pour optimiser la rentabilité.
  • Une meilleure analyse des données RH pourrait aider dans la prise de décision et la stratégie de gestion du personnel.
  • L’évolution croissante de l’organisation nécessite la mise en place d’outils efficaces, soutenant une transparence optimale et une automatisation avancée dans la gestion RH grâce à une solution logicielle adaptée.
  • L’optimisation du processus d’onboarding pourrait jouer un rôle clé dans la rétention des talents de votre entreprise.
  • Les erreurs dans la gestion des données des employés ou les rapports inexacts ont déjà causé des pertes financières à votre compagnie.

Qui utilise une telle solution de gestion RH ?

Les fonctionnalités d’un système de gestion des ressources humaines sont essentielles à tous les niveaux de l’organisation, bien au-delà des seules équipes RH. Voici les principaux utilisateurs et leurs usages :

  • Responsables RH : ils utilisent le logiciel RH pour automatiser les tâches administratives, organiser les données des employés, suivre les performances, garantir la conformité légale, et générer des tableaux de bord précis.
  • Managers opérationnels : ils s’appuient sur le système pour définir et suivre les KPIs, monitorer les performances des équipes, valider les demandes de congés et gérer les plannings incluant heures supplémentaires et horaires de travail.
  • Salariés : le logiciel leur permet d’encadrer et d'actualiser leurs informations personnelles, de soumettre leurs demandes de congés ou d’absences, de participer à des sondages internes, et de consulter leurs objectifs périodiques.
  • Recruteurs : grâce au HRMS, ils peuvent publier des offres d'emploi, collecter des formulaires de candidature, gérer le suivi des candidats (ATS), planifier les entretiens et suivre chaque étape du processus de recrutement.
  • Candidats : ils peuvent rechercher des postes vacants, déposer leur candidature, suivre l’avancement de la procédure, et accepter des offres d’emploi directement depuis la solution logicielle.

Le HRMS impacte-t-il la gestion des paies ?

Absolument. Les intégrations paie du HRMS permettent de synchroniser automatiquement les données de gestion des temps et des performances avec le système de gestion de la paie.

Cela assure un traitement juste et ponctuel des salaires, réduisant le risque d’erreurs comme des avantages sociaux oubliés, des heures supplémentaires non rémunérées ou des oublis réglementaires. Ces automatisations fluidifient également les relations entre les services RH et financiers, tout en renforçant la conformité RH.

De plus, lorsqu’ils sont rémunérés de manière équitable et ponctuelle, les employés se sentent motivés et investis, ce qui favorise une meilleure productivité au travail.

Quel est l’impact du système de gestion RH sur la rétention des talents ?

La rétention des employés dépend directement de leur niveau de satisfaction et du soutien qu’ils reçoivent dans leur travail quotidien et dans leurs aspirations professionnelles. Voici comment un HRMS contribue à améliorer cet aspect :

  • Évaluations régulières des performances. En suivant les objectifs et les KPIs en temps réel, les responsables fournissent un feedback constructif pertinent et aident chaque employé à atteindre son plein potentiel.
  • Suivi des évolutions de carrière. Le système permet de proposer des plans de développement de carrière adaptés, intégrant des formations sur mesure pour accompagner la gestion des talents.
  • Ressources de progression professionnelle personnalisées. En identifiant les employés prêts pour une promotion, le SGRH facilite la mise en place de parcours de formation et d’accompagnement ciblés.
  • Reconnaissance des employés performants. Grâce à des outils d’analyse, le logiciel met en lumière les collaborateurs méritants, encourageant ainsi les bonnes performances par des récompenses.

En renforçant le bien-être des employés à travers ces stratégies, le SGRH contribue à leur fidélité et à leur engagement à long terme.

Un HRMS peut-il aider à assurer la conformité globale ?

Oui. En centralisant tous les processus RH, un système de gestion des ressources offre une meilleure visibilité sur les différents types de contrats de travail, les plannings, les politiques de rémunérations et les obligations fiscales de l’entreprise. Sa capacité à mettre à jour constamment ces éléments suite à des évolutions réglementaires garantit une conformité continue.

De plus, un HRMS propose des formations destinées à maintenir les équipes RH informées des dernières mises à jour légales. Côté gestion des données, la sécurité est renforcée grâce à des outils comme :

  • Le chiffrement de données ;
  • L’authentification à deux facteurs ;
  • Un accès établi sur les rôles.

Ces mesures assurent la protection des bases de données sensibles, renforçant ainsi la conformité en matière de protection des données et de cybersécurité.

HRMS : comment choisir le bon fournisseur ?

Pour choisir une solution logicielle adaptée, commencez par déterminer vos besoins : gérez-vous en interne la gestion de la paie ou avez-vous besoin d’une intégration complète ? Prenez aussi en compte la taille de votre équipe et vos priorités spécifiques. Ensuite, comparez les prestataires sur des critères tels que :

  • Les fonctionnalités clés (reporting, analyse des données à travers des dashboards limpides, automatisation, fonctionnalités d’auto-service) ;
  • La scalabilité (capacité à évoluer avec votre entreprise) ;
  • La sécurité et la conformité ;
  • Le coût et le retour sur investissement ;
  • L’accompagnement du fournisseur ;
  • L’expérience utilisateur.

Le bon choix de logiciel SIRH contribuera à optimiser vos processus RH et à répondre efficacement aux besoins de votre organisation.

Ne laissez pas des processus obsolètes freiner votre évolution.

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Comment les entreprises peuvent-elles commencer avec un HRMS ?

La première étape pour intégrer un système de gestion des ressources humaines consiste à examiner les systèmes disponibles et à choisir celui dont les fonctionnalités s'alignent sur vos besoins. De nombreux prestataires permettent une personnalisation pour créer une solution logicielle adaptée à vos processus RH.

Simplifiez vos processus RH avec les solutions RH de Deel

Un SGRH consolide et optimise vos processus RH, vous offrant un meilleur contrôle sur les performances de vos employés, leur rémunération et leur développement.

Pour intégrer cette solution RH complète à vos opérations, commencez par évaluer vos besoins et identifiez les fonctionnalités clés :

Les solutions tout-en-un, comme celles proposées par Deel, offrent également un accompagnement par des experts en paie, immigration et ressources humaines.

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