昇給通知書の書き方：テンプレートと例文【採用担当者向けガイド】

従業員の努力と献身を昇給で報いることは、高いモチベーションと仕事への満足度を維持するための鍵となります。しかし、昇給は単なる給与の引き上げにとどまらず、従業員が会社にもたらす価値と貢献を認める行為でもあります。

この記事では、昇給通知書の作成手順を段階的に解説します。また、すぐに使える2つのテンプレートと、昇給が適用されるさまざまなシナリオに合わせた5つの例文も掲載しています。

従業員への昇給通知書の作成におけるベストプラクティス

昇給通知書とは、雇用主から従業員に対して、報酬の変更、具体的には給与の引き上げについて通知する正式な書面です。この通知書には、昇給額または昇給率、昇給の適用開始日、新しい給与額など、昇給の詳細が記載されます。

この通知書の目的は、変更内容を正式に記録するとともに、組織に対する従業員の貢献を認めることにあります。このことを踏まえ、このような通知書を作成する際には、留意すべき重要な要素がいくつかあります。

昇給通知書に記載すべき内容

作成を始める前に、必要な詳細情報がすべて揃っていることを確認してください：

• 従業員の現在の給与額
• 昇給額
• 新しい給与額
• 変更の適用日

適用される可能性のある追加の福利厚生や報酬パッケージの変更については、会社の方針やガイドラインを確認してください。

通知書のアウトラインを作成する

通知書を書き始める前に、アウトラインを作成し、必要なポイントをすべて盛り込み、論理的な流れを保ち、簡潔かつプロフェッショナルな内容になるようにしましょう。

一般的なアウトラインは以下の通りです：

• 従業員への呼びかけ
• 導入
• 昇給の詳細
• 昇給の理由
• 結びの言葉と結論

従業員への宛名を書く

通知書の冒頭では、従業員に直接呼びかける丁寧な挨拶から始めます。挨拶に従業員の名前を入れることで、手紙がより親身で敬意のこもったものになります。

導入文に重点を置く

通知書の冒頭では、従業員の努力と貢献に対する感謝の意を表してください。その際は、誠実かつプロフェッショナルな態度を心がけてください。

例：「あなたの献身的な姿勢とチームへの貢献を高く評価しており、感謝の意を表したいと思います。」

通知書の本文を作成する

通知書の本文には、昇給に関するすべての関連詳細を含める必要があります。現在の給与、昇給率または昇給額、新しい給与額、およびこれらの変更がいつ発効するかを明確に記述してください。表現が曖昧にならないように注意してください。

昇給の理由を述べる際には、そのきっかけとなった従業員の成果や具体的な行動を評価しましょう。その目的は以下の通りです：

• 前向きな行動を後押しすること
• 価値を認められ、感謝されていると従業員に感じてもらうこと

例：「今回の昇給は、あなたが示した優れた業務実績と、最近のプロジェクトの成功への貢献を反映したものです。」

通知書の締めくくりに短い結論を添える

結びの段落では、従業員の質の高い仕事に対する感謝の意を改めて伝え、今後のさらなる成功を祈るとともに、新しい給与体系について質問があればいつでも相談に乗る旨を伝えてください。

プロフェッショナルな口調を保つことは重要ですが、結びに少し温かみを添えることで、従業員の士気を高めることができます。

例：「今後も、あなたの献身的な姿勢と卓越した仕事ぶりを期待しています。」

組織の立場から昇給通知書を作成する際に避けるべきよくある間違い

明確な根拠の欠如

昇給の明確かつ説得力のある理由を示さないと、従業員は戸惑いや不満を抱く可能性があります。昇給を正当化する具体的な成果、貢献、または市場水準に基づく調整を、通知書に明記するようにしてください。

例：「新製品ラインの立ち上げを成功に導き、四半期売上を20％増加させたあなたの卓越した業績を評価し、2024年7月1日付で5％の昇給を実施することをお知らせいたします。」

昇給内容が曖昧

昇給の詳細について曖昧な表現は避けてください。昇給の正確な金額または割合、および適用開始日を明記してください。これらの点を明確にすることで、誤解を防ぎ、従業員が評価され、認められていると実感できるようになります。

例：「新しい年俸は70,000ドルとなり、次回2024年7月15日の給与支払日から適用されます。」

社内方針との整合性の欠如

昇給が会社の方針や給与体系に沿っていることを確認してください。明確な根拠なしに確立された方針から逸脱すると、一貫性の欠如や、特定の従業員への優遇という印象を与える恐れがあります。

例：「今回の調整は、当社の年次評価方針および報酬ガイドラインに明記されている市場相場に基づく調整に沿ったものです。」

従業員の貢献を無視する

昇給につながった従業員の具体的な貢献や成果を強調することが極めて重要です。これを怠ると、通知書が画一的で非人間的な印象を与え、通知書が本来持つ良い効果が薄れる恐れがあります。

例：「カスタマーサポートプロセスの効率化に向けたあなたの革新的な取り組みにより、対応時間が大幅に短縮され、顧客満足度スコアが15％向上しました。」

今後の期待について言及しない

将来に向けた明確な期待を提示することが不可欠です。昇給に伴う新たな職務や目標を明示することで、従業員が将来の期待を理解し、継続的な成長とパフォーマンスの向上を促すことができます。

例：「今回の昇給に伴い、年末までにユーザーエンゲージメントを25％向上させることを目標とした、今後のオンラインプラットフォーム強化プロジェクトにおいて、引き続きリーダーシップを発揮していただくことを期待しています。」

フォーマルな口調を軽視する

前向きで励ましの言葉を伝えることは重要ですが、フォーマルな口調を保つことも不可欠です。あまりにカジュアルなアプローチは、昇給の重要性や組織のプロフェッショナリズムを損なう恐れがあります。

例：「チームへの卓越した貢献を評価し、2024年7月1日付で給与調整を行うことをお知らせいたします。」

感謝の意を伝えない

従業員の努力や献身に対して感謝の意を表さないと、その通知書は人間関係を重視したものというより、単なる取引的なもののように感じられてしまいます。簡単な「ありがとう」の一言でも、従業員に「自分には価値がある」と感じてもらう上で大きな効果を発揮します。

例：「揺るぎない献身と、常に質の高い成果を上げてくださり、ありがとうございます。あなたの努力に深く感謝しています。」

評価プロセスの省略

昇給通知書を送付する前に、人事部門または上級管理職による確認を必ず行ってください。これにより、誤りや不整合、方針違反を発見し、通知書が正確かつプロフェッショナルな内容であることを保証できます。

以下の手順を含むチェックリストと確認プロセスを用意してください：

• 人事部門による方針への適合性の確認
• マネージャーによる業績評価の妥当性の承認
• 上級管理職による最終確認

関わりを深める機会を逃す

昇給通知書は、社員のキャリアパスや社内の成長について話し合う機会でもあります。将来の機会やキャリア形成への支援について言及しないことは、貴重な機会を逃すことになりかねません。

例：「あなたの専門的な成長を大変嬉しく思っております。今四半期に開催される研修プログラムやリーダーシップ・ワークショップをぜひご検討ください。」

連絡先情報の記載漏れ

質問や不明点がある場合の連絡先を明記してください。これを怠ると、昇給に関する懸念や質問を誰に伝えればよいか、従業員が分からなくなってしまう可能性があります。

例：「ご質問や詳細についてご不明な点がありましたら、人事部（hr@company.com）または直属の上司までご連絡ください。」

雇用主から従業員への昇給通知書のテンプレート（フォーマル・カジュアル）

簡単に作成したい場合は、この2つのテンプレートをご使用ください。1つはフォーマルな口調、もう1つはカジュアルな口調のものです。会社のコミュニケーションスタイルに合わせて、素早く内容を記入したりカスタマイズしたりできます。

テンプレート1：フォーマルな口調

テンプレート 2：カジュアルな口調

従業員への昇給通知書の例：5つの異なるシナリオ

ここでは、具体的な昇給の状況に合わせた5つの例をご紹介します。

従業員から昇給を要望された場合の昇給通知書

Jessica様

先日の昇給についての面談を踏まえ、あなたの要望を検討するとともに、過去1年間の貢献度を評価いたしました。

あなたの指揮の下、当社のコンテンツマーケティング活動は目覚ましい発展を遂げました。。あなたの革新的なキャンペーン戦略により、当社のブランド認知度は40％向上し、ユーザーエンゲージメント指標も大幅に向上しました。また、あなたの卓越したリーダーシップはチームの成長と発展にも寄与し、創造性と協力を促進する前向きな職場環境を醸成しました。

あなたの努力と献身を高く評価し、給与を引き上げることを決定いたしました。

新しい年俸は85,000ドルとなり、2026年7月1日より適用されます。この12％の昇給は、あなたが当社にもたらす価値と、あなたの職務責任に見合う市場相場を反映したものです。

福利厚生については変更ございません。なお、年次業績ボーナスの受給資格は引き続き維持されます。このボーナスにより、当社の業績およびその成功へのあなたの貢献度に応じて、総報酬がさらに増える可能性があります。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。引き続き当社へのご尽力に心より感謝申し上げます。

敬具

Yara Larsson

マーケティング部長

昇進した従業員への効果的な昇給通知書の例

Rebecca様

この度、あなたがチームリーダーに昇進されたことを、心よりお祝い申し上げます。

この数年間、あなたの献身的な姿勢、創造性、そして卓越した営業能力は、私たちのチームの成功に大きく貢献してきました。営業目標を達成し、さらにはそれを上回るためのあなたの献身的な取り組みや、チームメンバーを鼓舞する能力は、周囲からも高く評価されています。

こうした点を踏まえ、あなたの新たなリーダーシップの責任を給与に反映させることを大変嬉しく思います。2026年7月1日より、あなたの新しい年俸は70,000ドルに引き上げられます。

新しい役職においても、引き続きチームを鼓舞し、売上を牽引してくださると確信しております。あなたは当社にとってなくてはならない存在であり、この新しい役職でのさらなるご成功とご活躍を心より楽しみにしております。

これまでのご尽力と献身的なお取り組みに感謝申し上げます。今後のさらなるご活躍を心より期待しております。

敬具

Rose Dawson

事業成長担当バイスプレジデント

業績評価に基づく昇給通知書のサンプル

Alex様

_先日の業績評価において、フロントエンド開発者としてのあなたの卓越した仕事ぶりを高く評価いたしました。チームへの献身的な姿勢と専門知識に対し、深く感謝の意を表したいと思いま_す。

あなたの革新的なソリューション、細部へのこだわり、そして高い品質基準を維持するための献身的な姿勢は、当社のユーザーインターフェースを向上させ、ユーザー体験全体に大きく貢献しました。

あなたの取り組みにより、クライアントと当社ソフトウェアとのやり取りが大幅に改善され、好意的なフィードバックや顧客満足度の向上につながりました。

このような卓越した業績を評価し、報いることが重要であると考えております。つきましては、2026年7月1日付で、新しい年俸を90,000ドルに改定いたします。

今回の昇給は、あなたの技術力、模範的な業績、そしてチームおよび当社にもたらす価値に対する当社の感謝の気持ちを直接反映したものです。

これまでのご尽力と献身的な取り組みに感謝申し上げます。来年度も引き続きご活躍とご成功を期待しております。

敬具

Dwayne Eriksen

CTO

新たな資格を取得した従業員への昇給通知書

Alessandra様

この度、SCRUM認定資格を取得されたことを心よりお祝い申し上げます！

あなたの専門能力開発と継続的な学習への取り組みは、まさに際立っています。

この新たな資格取得は、当社のプロジェクト管理能力を大幅に向上させるとともに、当社のアジャイル開発アプローチと完全に合致しています。スクラムの原則と実践に関する実証済みの知識により、プロジェクトの納期短縮、リソースの効率的な管理、そして顧客満足度の向上を実現できると確信しています。

今回のSCRUM認定取得と、それがチームにもたらす価値を評価し、総報酬を引き上げることをお知らせいたします。2026年7月1日より、新しい年俸は65,000ドルとなります。

あなたの新たなスキルが、当社のプロジェクトおよびチームに良い影響をもたらすことを楽しみにしております。

敬具

Mark Ronson

プロダクト責任者

全社的な給与引き上げのお知らせ（生活費上昇に伴う措置）

チームの皆様へ

当社は、公平な職場環境を維持するという取り組みの一環として、定期的に報酬体系の見直しを行っています。

最近の生活費の上昇を踏まえ、全社的に給与体系を調整することといたしました。

2026年7月1日より、全従業員の給与を3％引き上げることをお知らせいたします。

この変更は8月分の給与に反映され、今年度の残りの期間に応じて日割り計算された新しい年俸額が記載されます。

今回の昇給は、上昇する生活費を補うことを目的としており、皆様が懸命に働いて得た給与が、今後も皆様ご自身とご家族を十分に支えられるよう配慮したものです。

皆様の継続的な献身とご尽力に心より感謝申し上げます。皆様の貢献は当社にとってかけがえのないものであり、今回の給与引き上げは、その感謝の気持ちを表す方法のひとつです。

本件に関してご質問や詳細な説明が必要な場合は、人事部までお気軽にお問い合わせください。

敬具

John Doe

_人事担当最高責任者 _

以下の点に留意しましょう：

• すべての数値や日付が正確であることを確認してください。誤りがあると、後々不必要な混乱や問題を引き起こす可能性があります
• 心からの感謝の意を示すことで、従業員の士気と忠誠心を高めましょう
• 質問があれば遠慮なく相談するよう従業員に促しましょう。こうしたオープンな姿勢は、信頼関係の構築と状況の明確化につながります
• 昇給通知書は必ず校正し、タイプミスや文法上の誤りがないことを確認してください。そうすることで、時間と手間をかけて丁寧に作成したことが伝わり、組織のプロフェッショナルなイメージを維持できます

Deelで業績と報酬を管理

Deelは、企業が報酬戦略や人材管理戦略を策定・管理するために必要なすべてを提供する、包括的な給与計算・人事プラットフォームです。Deelのソリューションにより、以下のことが可能になります：

• カスタマイズ可能なダッシュボードとリアルタイムのインサイトを活用して報酬設計と管理を変革し、報酬戦略を最適化する
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