人事システムとは？基本と選び方を徹底解説

人事システム（HRIS ：Human Resource Information System）とは、企業が中央集約型のデータベースを通じて、すべての労働者（従業員、契約社員、フリーランサーなど）のデータを保存、整理、管理できるようにするデジタルシステムまたはソフトウェアソリューションのことです。すべての情報を一元化することで、主要な人事プロセス（英文記事）を効率化します。

人事システムは、人事プロセスを効率化し、データの正確性を向上させ、従業員に関する重要なインサイトを提供することで、組織が情報に基づいた意思決定を行うのを支援します。

グローバル人事システムとは？

グローバル人事システム（英文記事）は、複数の国にまたがる人事業務をサポートし、国境を越えた雇用に伴う複雑な課題を管理するために構築されています。

グローバル人事システムの主な特徴は以下の通りです：

• 複数の国のコンプライアンス、契約、税務、福利厚生に対応
• 複数の通貨、言語、タイムゾーンに対応
• 世界中に分散したチームからのデータを一元管理
• グローバルな給与計算、入国管理、EORプロバイダーとの連携が可能
• 地域をまたいだプロセスの標準化を実現しつつ、現地の柔軟性も確保

ローカル人事システムとは？

ローカル人事システムとは、単一の国や地域内の人事業務を管理するために設計されたシステムです。現地のコンプライアンス、言語、通貨、労働法に最適化されています。

ローカル人事システムの主な特徴は以下の通りです：

• 現地の雇用法および税制のみに対応している
• 多くの場合、1つの言語と通貨を中心に設計されている
• 国内の給与計算および福利厚生プロバイダーと連携している
• 1つの国のみで事業を展開する企業に適している

人事システムは誰が利用するか？

人事部門、管理職、従業員が、日常的な人事業務のために人事システムを利用します。人事担当者は、休暇管理、勤怠管理、人事レポート作成などのプロセスを自動化するために人事システムを活用します。

管理職は、業績評価の際にチームメンバーの情報にアクセスしたり、休暇申請を承認したりします。従業員は、休暇の申請、社内規定の確認、自身の書類のダウンロードに人事システムを利用します。

人事システムはどのように組織を支援するか？

人事システムは、主要な人事機能を遂行するために必要な全従業員のデータを一元化することで、組織を支援します。これにより、人事部門の手作業が軽減され、戦略的な業務により注力できるようになります。また、従業員にセルフサービス機能を提供することで、従業員体験を向上させます。従業員は、休暇申請や書類のダウンロードといった一般的な依頼をポータルから直接行うことができるため、人事部門に連絡する必要がなくなります。人事システムは、一般的な業務をデジタル化することで、人事部門と従業員の双方の時間を節約します。

人事システムのメリットは？

人事システムは、業務の自動化、コンプライアンスの強化、人事データの整理を通じて、人事部門が直面する一般的な課題を最小限に抑えるのに役立ちます。人事システムを使用するメリットについて、さらに詳しく見ていきましょう：

1. 有意義な人事業務に充てる時間の増加：人事担当者は、容易に自動化できる事務作業に最大57％の時間を費やしています。人事システムを導入することで、戦略的な業務により多くの時間を割くことが可能になります。
2. データに基づいたより優れた意思決定：すべてのデータを人事システムに移行することで、正確な情報と人事アナリティクスから得られるリアルタイムのインサイトに基づいて、データに裏打ちされた意思決定を行うことができます。
3. コスト削減：自動化により、入社手続きの短縮、離職率の低下、従業員の生産性向上につながり、人事チームのコスト削減が実現します。例えば、人事管理ソフトウェアを活用することで、入社手続きにかかる時間を最大80％短縮できます。
4. データ保護とコンプライアンスの強化：セキュリティ対策が不十分なスプレッドシートに従業員の機密情報を分散させる代わりに、すべての情報を1つの人事システムに安全に保管できます。また、ほとんどの人事情報システムプロバイダーは、最新のサイバーセキュリティ要件やデータセキュリティ基準を満たすよう、定期的に更新を行っています。
5. 従業員体験の向上：人事システムで人事プロセスを一元化・自動化すれば、従業員からの問い合わせがメールの受信箱で埋もれてしまうことはありません。問い合わせへの対応が改善されることで、従業員体験が向上します。また、人事システムには、問い合わせを簡単に送信できるセルフサービス機能も備わっています。
6. ビジネスの拡大の支援：従業員情報を複数の人事システムやスプレッドシートに分断するのではなく、それらを1つの整理されたプラットフォームに一元化することで、増加するデータ量や従業員数に対応します。

人事システムはコンプライアンス管理にどのように役立つか？

人事システムは、コンプライアンスに関連する重要な業務を自動化します。主な機能は以下の通りです：

1. 正確な記録管理：人事システムは、すべての従業員情報が最新の状態に保たれ、一箇所に一元化されることを保証します。これは監査において不可欠です。
2. 現地の法令遵守の支援：人事システムは、現地の法令に準拠して従業員の入社・退社手続きを自動的に行います。また、残業規制や休暇要件を含む労働法の遵守状況を追跡し、法令違反のリスクを低減します。
3. データセキュリティの向上：人事システムは、データセキュリティ基準や現地の法律に従ってデータを安全に保管します。
4. コンプライアンスの追跡と報告の自動化：組み込みの人事アナリティクスモジュールにより、従業員のデータに基づくコンプライアンスレポートを作成することも可能です。

人事システムにはどのような種類があるか？

人事システムには主に3つの種類があります。人事情報システム（HRIS）、人事管理システム（HRMS）、人的資本管理（HCM）です。これら3つは密接に関連していますが、機能面では異なります。その違いを見てみましょう：

1. 人事情報システム（HRIS）：HRISは、その名称が示す通り、主にすべての従業員情報を1つのプラットフォームに集約することに重点を置いています。書類への署名、勤怠管理、休暇管理、簡易な分析といった基本的な自動化機能は提供されます。給与管理、福利厚生管理、業績管理などの高度な機能については、アドオンや連携が必要です。
2. 人事管理システム（HRMS）：HRMSには、人事システムの基本機能に加え、採用、福利厚生管理、給与計算管理などの追加機能が含まれています。
3. 人的資本管理（HCM）：HCMソフトウェアは通常、最も包括的な選択肢であり、基本的な人事システムの機能に加え、学習・能力開発、業績管理、後継者計画などの人材管理業務を網羅しています。

HRISはHCMやHRMSとどう違うか？

HRIS、HRMS、HCMは、製品機能が共通していることから、しばしば同じ意味で使用されます。これらはすべて、人事部門が従業員を管理するのを支援するクラウドベースの人事ソフトウェアソリューションですが、提供するサービスのレベルは異なります。HRISは、記録管理や単純な人事プロセスの管理に重点を置いています。HRMSには、福利厚生の管理や給与計算管理などの高度な機能が含まれています。HCMは、学習、業績管理、後継者計画などをサポートすることで、人材管理においてより戦略的な側面を提供します。

HRISの主な機能とは？

HRISには通常、オンボーディング、ポリシー管理、人事文書管理、勤怠管理など、従業員が組織で業務を開始するために必要な基本機能が含まれています。人材採用、給与計算、学習管理などの高度な機能は、HRMSやHCMのアドオンとして利用可能です。

HRISソリューションで利用可能な主な機能は以下の通りです：

• 従業員データおよび文書管理：企業は、すべての従業員記録や文書（契約書、個人記録など）を保存するための一元化されたシステムを利用できます。
• 規定管理：従業員データの一元管理に加え、人事部門は社内規定やハンドブックをまとめて管理できるリポジトリを構築できます。
• 従業員向けセルフサービスポータル：従業員はセルフサービスポータルに簡単にアクセスし、休暇申請などの簡単なリクエストを送信したり、必要な書類をダウンロードしたりできます。
• 人事プロセスの自動化：人事チームは、入社手続き、端末の割り当て、退職手続き、または従業員の部署・役職の変更といった人事業務を自動化できます。
• 人事アナリティクス：人事チームや経営陣は、従業員データから従業員数、給与・人件費、ダイバーシティ指標などのインサイトを容易に抽出できます。
• 休暇・欠勤管理：人事チームは、（現地の労働法に基づき）休暇ポリシー、承認ワークフロー、および休暇の付与ルールを定義できます。管理職や従業員は、有給休暇の残日数や、チームの日次・週次・月次の空き状況を確認できます。
• 組織図と階層マッピング：社内の全員が、役職、報告ライン、チーム構造を視覚的に確認できます。

HRMSで利用可能な一般的なアドオンは以下の通りです：

• 給与計算：人事システムではデフォルトで給与計算機能は利用できません。給与計算アドオンを導入することで、各国の法律に準拠しつつ、給与計算、税額控除、および世界中の従業員への直接振込を自動化できます。
• 福利厚生管理：福利厚生モジュールを利用すれば、すべての福利厚生プロバイダーと連携し、現地の法律に準拠した福利厚生プランを設計するための高度なツールを活用できます。
• 採用管理：採用業務の処理もHRMSの機能の一つであり、求人情報の掲載、応募者の追跡、面接の実施、候補者とのコミュニケーション管理をサポートします。

HCMで利用可能な一般的なアドオンは以下の通りです：

• 学習・能力開発：HCMは、学習管理システム（LMS）を備えた、人材管理のためのより高度なモジュールを提供します。従業員は研修を選択し、能力開発計画を策定し、組織内での成長に向けたキャリアパスを確認することができます。
• 業績管理：LMSに加え、HCMでは業績評価の実施やフィードバックの管理が可能です。
• 高度な分析機能：HCMは、調査機能、人員計画モジュール、給与・報酬のベンチマークを行うAI機能など、企業の成長を計画するためのより戦略的な機能を提供します。

人事システムを既存のツールと連携させるとどうなるか？

人事システムを既存のツールと連携させるということは、手動での入力やデータの重複登録を必要とせず、自社ですでに利用している他のソフトウェアと、自動的かつシームレスに接続し、データを共有できるようになることを意味します。

人事システムの連携には、通常以下のものが含まれます：

• 給与計算システム：従業員のデータ（勤務時間、給与、控除額）を給与計算業者に直接送信します。
• 会計プラットフォーム：財務報告のために、報酬、税金、福利厚生のデータを同期します。
• 応募者追跡システム（ATS）：新入社員の情報を人事システムに取り込み、入社手続きを行います。
• 勤怠管理やスケジュール管理ツール：出勤状況、有給休暇、労働時間を取り込みます。
• コミュニケーションプラットフォーム：SlackやMS Teamsなどでのワークフローや通知を可能にします。
• 学習管理システム（LMS）：研修データや修了記録を同期します。
• IDおよびアクセス管理：従業員の入社や退社時に、システムへのアクセス権を自動的に付与します。

人事システムはどのように機能するか？

人事システムは、通常クラウドストレージを利用して、全従業員の情報を単一のプラットフォームに一元化することで機能します。これにより、人事部門や管理職は場所を問わず従業員情報にアクセスできるほか、書類、休暇、ポリシーの管理といった基本的な人事業務を自動化します。

人事システムにはどのようなデータが保存されるか？

人事システムには、従業員の個人情報や連絡先、給与や福利厚生の詳細、勤怠記録などが保存されます。従業員情報に加え、人事システムには会社の全ポリシーやハンドブックも一箇所で管理できます。

人事システムの例には何があるか？

人事システムプラットフォームの代表的な例としては、Deel HRIS、HiBob、Personio、BambooHR、Workday HCM、ADP Workforce Nowなどが挙げられます。これらの人事システムプラットフォームは、以下の点で際立っています：

1. Deel：拠点や国をまたぐ成長中の組織に対し、すべての従業員（正社員、契約社員、フリーランサー）のデータを一元管理する機能を提供します。
2. HiBob：ソーシャルメディア形式の従業員名簿機能と、応募者追跡システム（ATS）を内蔵しています。
3. Personio：従業員データ管理、休暇管理、オンボーディングといった主要な人事業務を網羅しています。特にヨーロッパの中小企業に最適です。
4. BambooHR：セルフサービスを促進する、モダンで直感的なユーザーインターフェースを提供します。スタートアップや、従業員数20～300名の組織におすすめです。
5. Workday HCM：大企業や急成長中の大規模企業（通常、従業員数1,000名以上）を対象に、人事機能の自動化を支援します。
6. ADP Workforce Now：中堅企業向けに、人事、給与計算、福利厚生、勤怠管理、人材管理、コンプライアンス対応を可能にします。

組織はいつ人事システムを導入すべきか？

単純な従業員の詳細情報を確認するために複数のスプレッドシートを駆使している状況であれば、人事システムを導入する適切なタイミングです。人事システムは全従業員のデータを統合し、ワークフローを自動化することで、人事部門が事務作業ではなく「人」そのものに注力できるよう支援します。

人事システムを導入とは？

人事システムの導入には、既存データの移行、社内ポリシーの設定、および人事ワークフローを自動化する設定の有効化が必要です。具体的な手順は以下の通りです：

1. 既存の従業員データを収集する：正社員、契約社員、フリーランサーのデータをすべて1つのCSVファイルにまとめ、人事システムにアップロードします。
2. 人事システムの設定：人事システムにアップロードするデータフィールドを定義します。
3. 従業員データの整理と人事システムへのアップロード：すべてのデータが所定の形式になっていることを確認し、人事システムにアップロードします。
4. 社内規定のアップロード：すべての社内規定をポータルにアップロードします。
5. ワークフローの設定：社内規定に従ってワークフローを設定します。例えば、労働時間数や休暇日数などです。設定が完了したら、ワークフローを有効にできます。
6. 入社・退社時の手順を定義する：従業員の入社・退社時に、従業員データをアップロードまたはアーカイブするためのプロセスを定義します。

人事システム導入における課題と対処法

人事システムの導入には、移行段階で一般的に発生する特有の課題があります。主な課題は以下の通りです：

1. データ移行の不完全さ：既存システムから人事システムへのデータ移行は、特に既存データが分散している場合、困難を伴うことがあります。データ移行を複数のステップに分けて計画することで、漏れを防ぐことができます。
2. 変化に対する強い抵抗：一度きりのデータ移行だけでは不十分です。人事システムは、ポータルに最新のデータがすべて揃って初めて適切に機能します。そのため、従業員の入社・退社やポリシーの変更があった際に、人事システムを更新するプロセスを確立する必要があります。
3. 統合機能の不足：給与計算やプロジェクト管理ツールなどの既存の技術スタックと統合できない人事システムでは、移行や運用が困難になります。人事システムを選定する際は、既存のツールとシームレスに統合できることを確認してください。つまり、組み込みの統合機能を備えているか、人事・財務システムと連携するためのAPIが利用可能である必要があります。
4. 導入コストの高さ：従業員を管理するために高度な機能が必要になると、人事システムのコストは高騰する可能性があります。基本プランから開始し、ビジネスの成長に合わせて高度な機能を追加できる人事システムを選ぶのが最善です。
5. 高まるデータセキュリティへの懸念：従業員データは機密性が高く、いかなるプラットフォームへ移行する場合でも、データセキュリティ基準に準拠できなくなるのではないかという懸念が生じます。人事システムのポータルおよびそのコンプライアンスポリシーを事前に確認する必要があります。

人事担当者は人事システム導入のROIをどのように測定できるか？

人事システム導入の投資対効果（ROI）は、以下の指標を追跡することで測定できます：

• 人事業務の効率化：入社手続き、休暇承認、タイムシート管理などの人事管理業務で節約できた時間を評価します。
• 人件費の削減：データ入力、承認、監査準備業務の自動化により、人事業務で削減された人件費を評価します。
• コンプライアンス違反によるコストの削減：データ入力のミスに起因するコンプライアンス違反の罰金がどれだけ減少したかを数値化します。
• 従業員の満足度：アンケート調査を実施し、新しい人事システムに対する従業員の満足度を測定します。従業員の満足度向上は、長期的にはエンゲージメントの向上や離職率の低下という形で成果をもたらします。

Deelでグローバルな従業員をコンプライアンスに遵守して管理

Deelは、HRIS、HRMS、HCM機能を備えたオールインワン型の人事プラットフォームです。しかし、導入初日からすべての機能を利用する必要はありません。

まずはDeelのHRISから始めるのがおすすめです。150か国以上の従業員データをコンプライアンスを遵守しながら管理するのに役立ちます。基本プランから始めることができ、以下の機能が提供されます：

• 従業員名簿：従業員データを一元的に保存・保護し、契約書、税務書類、給与記録にわたって一貫性のある正確なデータを確保します。
• 職務体系：各役職の階層、役職名、職務プロファイル、給与、必要なコンピテンシーを含む組織階層を把握できます。
• オンボーディング：新入社員が最初の給与計算サイクルまでに、税務申告書などの現地の法令遵守に必要な書類を確実に完了できるようにします。
• オフボーディング：退職書類を自動生成し、残りの有給休暇残高に基づいて最終給与を計算し、現地のオフボーディング関連法令への準拠を確保します。
• 勤怠管理：勤務時間、出勤状況、残業時間を追跡し、この情報を給与計算およびコンプライアンスシステムに直接反映します。
• カスタマイズとワークフローの自動化：組織固有の人事プロセスに合わせて、ワークフロー、承認、通知を柔軟にカスタマイズできます。
• 人材分析および計画：強力な分析機能を活用して、戦略的な人材計画、ダイバーシティの追跡、および人事レポートを作成します。
• シームレスな連携：他のエンタープライズシステム（会計、株式、経費管理、課題追跡、SSOなど）とのネイティブ連携または容易な連携を実現し、統合されたエコシステムを構築します。
• AI：労働法に関する即時回答、レポート作成、研修コースの作成など、AIを活用して業務効率を向上させます。

ビジネスの成長に合わせて、グローバルな給与計算、福利厚生管理、学習・能力開発、業績評価、報酬計画、人材計画などを扱う高度な機能をご利用いただけます。

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