KI-Governance und KI-Richtlinie: Vorlage für Unternehmen

Technologie ist heute ein fester Bestandteil moderner HR-Prozesse. Von effizienteren Recruiting-Prozessen bis hin zu datenbasierten Entscheidungen unterstützen digitale Lösungen Personalabteilungen dabei, schneller und fundierter zu arbeiten. Gleichzeitig automatisieren moderne Tools zeitaufwendige Routineaufgaben, sodass HR-Teams zunehmend als strategische Partner für den Unternehmenserfolg agieren können.

In diesem Leitfaden zeigen wir, wie KI das Personalmanagement und People Operations verändert, von der Automatisierung administrativer Aufgaben und Workflows bis hin zu Performance Reviews und der Personalentwicklung. Außerdem erläutern wir, wie Unternehmen eine wirksame KI-Governance etablieren und ihre HR-Prozesse mit den europäischen Vorgaben zu KI, Datenschutz und Datensicherheit in Einklang bringen können.

KI im Personalmanagement verstehen

Künstliche Intelligenz (KI) ist ein komplexes und dynamisches Themenfeld, das sich kontinuierlich weiterentwickelt. Gerade für Personen ohne technischen Hintergrund kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Für eine erfolgreiche KI-Governance im Personalmanagement müssen HR-Teams jedoch nicht jede technische Einzelheit kennen. Ein grundlegendes Verständnis der wichtigsten Konzepte reicht aus, um Chancen und Risiken besser einzuordnen.

Zu den wichtigsten Begriffen gehören:

• Maschinelles Lernen (Machine Learning, ML): Ein Teilbereich der KI, bei dem Algorithmen Muster in Daten erkennen und daraus Vorhersagen oder Entscheidungen ableiten, ohne für jede Aufgabe explizit programmiert zu werden.
• Natural Language Processing (NLP): Ermöglicht Computern, menschliche Sprache zu verstehen, zu interpretieren und zu erzeugen, sodass die Kommunikation zwischen Menschen und Maschinen erleichtert wird.
• Deep Learning: Ein Teilbereich des maschinellen Lernens, der mehrschichtige neuronale Netze nutzt, um komplexe Datenstrukturen automatisch zu erkennen und daraus zu lernen.
• Neuronale Netze: Modelle, die dem menschlichen Gehirn nachempfunden sind und Informationen verarbeiten, um Muster zu erkennen und Entscheidungen zu treffen.
• Algorithmische Verzerrungen (Algorithmic Bias): Verzerrungen, die entstehen können, wenn KI-Systeme auf unausgewogenen oder fehlerhaften Datensätzen trainiert werden und dadurch diskriminierende oder unfairen Ergebnisse liefern.
• Verantwortungsvolle KI (Ethical AI): Die Entwicklung und Nutzung von KI-Systemen unter Berücksichtigung ethischer Grundsätze wie Fairness, Transparenz und Rechenschaftspflicht.
• Erklärbare KI (Explainable AI, XAI): KI-Systeme sollten nachvollziehbare Erklärungen für ihre Entscheidungen liefern, um Transparenz und Vertrauen zu fördern.
• Überwachtes Lernen (Supervised Learning): Modelle werden mit gekennzeichneten Datensätzen trainiert und lernen, auf Grundlage bekannter Ergebnisse Vorhersagen zu treffen.
• Unüberwachtes Lernen (Unsupervised Learning): Modelle analysieren Daten ohne vorgegebene Kennzeichnungen und erkennen eigenständig Muster oder Zusammenhänge.

Das Potenzial von KI zur Optimierung von People Operations ist erheblich. Dennoch bleiben viele HR-Aufgaben auf menschliches Urteilsvermögen angewiesen, insbesondere wenn personenbezogene Daten verarbeitet oder sensible Entscheidungen getroffen werden. Eine wirksame KI-Governance stellt sicher, dass Unternehmen KI verantwortungsvoll einsetzen und gleichzeitig den Menschen in den Mittelpunkt ihrer HR-Prozesse stellen. Besonders in den folgenden Bereichen kann KI einen Mehrwert schaffen:

• Stellenbeschreibungen erstellen und verwalten: Generative KI unterstützt bei der Erstellung einheitlicher Stellenbeschreibungen auf Basis standardisierter Vorlagen.
• Recruiting und Bewerberauswahl: KI automatisiert die Sichtung von Lebensläufen, analysiert Bewerberprofile und identifiziert geeignete Kandidat:innen anhand definierter Kriterien.
• Onboarding: KI-gestützte Onboarding-Prozesse personalisieren Einarbeitungsprogramme und stellen neuen Mitarbeitenden relevante Informationen und Schulungsinhalte bereit.
• Performance Management und Feedback: KI ermöglicht kontinuierliche Leistungsbewertungen, liefert datenbasierte Rückmeldungen in Echtzeit und kann Leistungstrends frühzeitig erkennen.
• Personalentwicklung und Weiterbildung: KI-gestützte Lernplattformen analysieren Fähigkeiten, Präferenzen und Lernstile, um individuelle Weiterbildungsmaßnahmen bereitzustellen.
• Mitarbeiterbefragungen: KI wertet Stimmungsbilder aus Feedback und Engagement-Umfragen aus und liefert Erkenntnisse zu Zufriedenheit, Herausforderungen und Verbesserungspotenzialen.
• Personalplanung und Predictive Analytics: Durch die Analyse historischer Daten, Fluktuationsraten und Markttrends unterstützt KI Unternehmen dabei, ihren zukünftigen Personalbedarf genauer zu prognostizieren.
• Talentmanagement: KI hilft dabei, Potenziale innerhalb der Belegschaft zu erkennen und fundierte Entscheidungen über Karriereentwicklung, Beförderungen und Kompetenzaufbau zu treffen.
• Vergütungs- und Benefit-Analysen: KI analysiert Markttrends, Branchenbenchmarks und Leistungsdaten, um wettbewerbsfähige Vergütungs- und Benefit-Strategien zu entwickeln.
• Diversität und Inklusion: KI kann Verzerrungen in HR-Prozessen aufdecken und zu faireren Entscheidungen im Recruiting, bei Leistungsbeurteilungen und Beförderungen beitragen.
• Exit-Interviews und Fluktuationsprognosen: KI analysiert Austrittsgespräche und historische Fluktuationsdaten, um Kündigungsrisiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung abzuleiten.

Herausforderungen der KI-Governance im HR

Trotz ihrer eindeutigen Vorteile kann die Einführung von KI im Personalwesen auch Risiken für die KI-Governance mit sich bringen. An erster Stelle stehen dabei Verzerrungen (Bias) und Diskriminierung. Werden KI-Modelle mit fehlerhaften oder verzerrten Datensätzen trainiert oder spiegeln sie bestehende Vorurteile innerhalb eines Unternehmens wider, können sie diese unbeabsichtigt fortführen oder sogar verstärken. HR-Teams sollten Algorithmen und Prozesse daher kontinuierlich überwachen und optimieren, um Fairness sicherzustellen und Verzerrungen zu minimieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verarbeitung und Speicherung von Daten. Wie bereits erwähnt, arbeiten Personalabteilungen mit sensiblen personenbezogenen Informationen. Deren ordnungsgemäße Verarbeitung ist nicht nur eine Frage des Datenschutzes und der Privatsphäre, sondern auch der rechtlichen Compliance. Weltweit gelten unterschiedliche Vorschriften für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Sanktionen bei Verstößen, beispielsweise die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union.

Auch die Akzeptanz der Mitarbeitenden kann eine Herausforderung darstellen. Die Einführung von KI kann Bedenken hinsichtlich der Arbeitsplatzsicherheit oder des Datenschutzes auslösen. Um Vertrauen aufzubauen und langfristig zu erhalten, sollten Unternehmen transparent über Zweck und Einsatz von KI kommunizieren, auf Bedenken eingehen und Mitarbeitende frühzeitig in den Einführungsprozess einbeziehen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, schaffen Regierungen und Institutionen zunehmend regulatorische Rahmenbedingungen, die den Einsatz von KI fördern und gleichzeitig mögliche Risiken begrenzen sollen.

Die KI-Verordnung (EU AI Act)

Die KI-Verordnung (EU AI Act) ist der weltweit erste umfassende Rechtsrahmen für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Sie ist Teil eines umfassenderen Maßnahmenpakets der Europäischen Union, zu dem auch das KI-Innovationspaket und der koordinierte Plan für Künstliche Intelligenz gehören. Gemeinsam verfolgen diese Initiativen das Ziel, die Entwicklung und den Einsatz vertrauenswürdiger KI zu fördern.

Die wichtigsten Ziele der KI-Verordnung

Der risikobasierte Ansatz

Die KI-Verordnung stuft KI-Systeme anhand ihres potenziellen Risikos in vier Kategorien ein. Welche Anforderungen für ein KI-System gelten, hängt von der jeweiligen Risikostufe ab:

So wirkt sich die KI-Verordnung auf HR-Prozesse aus

Neben der Auswahl rechtskonformer und korrekt eingestufter KI-Systeme fordert die KI-Verordnung Unternehmen dazu auf, den Einsatz von KI verantwortungsvoll zu gestalten. Für HR-Verantwortliche bedeutet das, eine wirksame KI-Governance zu etablieren und ethische, rechtliche sowie organisatorische Anforderungen konsequent in ihre Prozesse zu integrieren. Bei der Einführung von KI im Personalmanagement sollten insbesondere die folgenden Aspekte berücksichtigt werden.

Ethische Grundsätze und Transparenz

Die KI-Verordnung legt großen Wert auf ethische Grundsätze und verpflichtet Unternehmen dazu, Fairness, Transparenz und Rechenschaftspflicht in den Mittelpunkt ihrer HR-Prozesse zu stellen. KI-Systeme, die beispielsweise im Recruiting, bei Leistungsbeurteilungen oder anderen personalbezogenen Entscheidungen eingesetzt werden, sollten nachvollziehbare und möglichst diskriminierungsfreie Ergebnisse liefern. Dadurch stärkt die Verordnung das Vertrauen von Mitarbeitenden und weiteren Stakeholdern in den Einsatz von KI.

Datenschutz und Schutz personenbezogener Daten

HR-Abteilungen müssen sicherstellen, dass beim Einsatz von KI die Anforderungen an Datenschutz und Privatsphäre eingehalten werden. Die KI-Verordnung ergänzt die bestehenden Datenschutzvorgaben und verlangt, dass personenbezogene Daten verantwortungsvoll verarbeitet werden. Unternehmen sollten deshalb geeignete technische und organisatorische Maßnahmen implementieren, um Beschäftigtendaten zu schützen und Compliance sicherzustellen.

Verantwortung für KI-gestützte Entscheidungen

Unternehmen tragen die Verantwortung für Entscheidungen, die ihre KI-Systeme unterstützen oder treffen, insbesondere in sensiblen HR-Bereichen. HR-Teams sollten deshalb sicherstellen, dass eingesetzte KI-Systeme zuverlässig arbeiten, regelmäßig überprüft werden und den festgelegten ethischen Standards entsprechen. So lassen sich Verzerrungen reduzieren und diskriminierende Ergebnisse vermeiden.

Menschliche Aufsicht bleibt unverzichtbar

Die KI-Verordnung schreibt außerdem vor, dass bei bestimmten KI-Anwendungen eine angemessene menschliche Aufsicht gewährleistet sein muss. Für HR bedeutet das: KI kann administrative Prozesse beschleunigen und Entscheidungsgrundlagen liefern, die endgültige Verantwortung sollte jedoch weiterhin bei qualifizierten Fachkräften liegen. HR-Verantwortliche müssen jederzeit in der Lage sein, KI-gestützte Entscheidungen zu überprüfen, einzugreifen und bei Bedarf zu korrigieren.

KI-Governance im Einklang mit der KI-Verordnung

Ethische Leitlinien für den KI-Einsatz entwickeln

Eine wirksame KI-Governance beginnt mit klaren Leitlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von KI. HR-Teams sollten verbindliche Standards definieren, die sich an den Grundsätzen der KI-Verordnung orientieren und während des gesamten Lebenszyklus eines KI-Systems angewendet werden. Dazu gehören insbesondere:

• Richtlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von KI und
• Fairness, Transparenz und Rechenschaftspflicht während des gesamten Lebenszyklus eines KI-Systems.

Transparenz bei KI-Systemen schaffen

Nach der KI-Verordnung müssen Unternehmen nachvollziehbar darlegen können, wie KI-Systeme zu ihren Ergebnissen gelangen. Deshalb sollten HR-Teams darauf achten, dass eingesetzte KI-Anwendungen verständlich, dokumentiert und überprüfbar sind. Dazu gehört unter anderem:

• KI-Prozesse dokumentieren
• Informationen über den KI-Einsatz für Mitarbeitende zugänglich machen
• mangelnde Nachvollziehbarkeit algorithmischer Entscheidungen identifizieren und beheben

Datenschutz wirksam umsetzen

Datenschutz und der Schutz personenbezogener Daten sind zentrale Bestandteile einer erfolgreichen KI-Governance. HR-Abteilungen sollten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen etablieren, um Beschäftigtendaten zu schützen und die geltenden Datenschutzanforderungen einzuhalten. Dazu gehören beispielsweise:

• geeignete Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sicherstellen
• nur die Daten verarbeiten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind (Datenminimierung)
• Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Den Menschen in den Mittelpunkt stellen

Auch wenn KI viele HR-Prozesse effizienter gestalten kann, sollte die Verantwortung für wichtige Personalentscheidungen weiterhin bei Menschen liegen. Deshalb sollten Unternehmen KI-Anwendungen so gestalten, dass HR-Teams Entscheidungen jederzeit nachvollziehen, überprüfen und bei Bedarf korrigieren können. Menschliche Aufsicht bleibt ein wesentlicher Bestandteil einer verantwortungsvollen KI-Governance.

Die regulatorischen Anforderungen sind klar definiert. Doch wie lässt sich eine rechtskonforme und verantwortungsvolle Nutzung von KI im Personalmanagement in der Praxis umsetzen?

Mit KI-Governance die Zukunft der HR gestalten

Sowohl KI-Technologien als auch regulatorische Anforderungen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Deshalb sollten HR-Verantwortliche ihre Kenntnisse regelmäßig aktualisieren und ihre Prozesse fortlaufend an neue gesetzliche und technologische Entwicklungen anpassen. Dazu gehört, sich über Änderungen der KI-Verordnung zu informieren, Best Practices zu verfolgen und den Austausch mit Fachleuten und Branchenverbänden zu suchen.

Mit einer proaktiven Herangehensweise können Unternehmen nicht nur Compliance sicherstellen, sondern KI verantwortungsvoll einsetzen und ihre HR-Prozesse nachhaltig weiterentwickeln. Eine durchdachte KI-Governance schafft die Grundlage dafür, Innovation und Effizienz mit Transparenz, Fairness und Datenschutz in Einklang zu bringen.

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