11 företag med stark onboarding – få idéer till din strategi

Att skapa ett lyckat onboardingprogram är avgörande för att behålla medarbetare och öka engagemanget.

Den här artikeln lyfter fram 11 exempel på företag som är kända för sina framgångsrika onboardingupplevelser, och visar hur du kan förbättra onboarding i din egen organisation. Upptäck konkreta insikter från företag med starka onboardingrutiner – som kulturell integration, kontinuerlig feedback och smart användning av teknik.

1. Zapier: Effektiv onboarding med hjälp av automatisering

Zapiers onboardingprocess är känd för sina innovativa automatiseringsverktyg och sin distansarbetskultur, där nya medarbetare integreras smidigt med hjälp av automation.

Zapier ställdes inför tre huvudutmaningar vid onboarding av nya medarbetare:

1. Hantering av kalenderbokningar

2. Introduktion och integration av nya medarbetare

3. Matcha nya medarbetare med erfarna kollegor

Zapier-teamet använde automatisering för att hantera dessa utmaningar på följande sätt:

• Kalenderbokningar: Zapiers onboarding-ansvariga kan med några klick automatiskt ta bort oönskade kalenderposter och lägga till viktiga introduktionshändelser, vilket eliminerar behovet av att hantera varje händelse manuellt.

• Integrering av nya medarbetare:: Zapiers onboardingflöden startar automatiskt via rekryteringsplattformen, så nya medarbetare läggs till i programmet direkt – utan manuella steg. Det eliminerar manuellt arbete och sparar omkring 30 minuter per medarbetare.

• Matcha nya medarbetare med mentorer: Zapier parar automatiskt ihop nya medarbetare med erfarna kollegor, vilket sparar tid och säkerställer att varje nyanställd får en mentor som passar.

Ashley Priebe Brown, onboardingexpert på Zapier, uppskattar att automatiseringen av onboarding har sparat henne över ett och ett halvt års arbetstid under de senaste åren – tid som hon i stället kunnat lägga på den personliga kontakten med nya medarbetare.

Zapiers automatisering skapar en enhetlig och skalbar process oavsett plats – på kontoret eller på distans – och möjliggör ett strukturerat men flexibelt arbetssätt för hela den globala organisationen.

2. Buffer: Roll- och social integration med ett buddy-system

Buffer, som är känt för sin transparenta och distansvänliga kultur, använder ett buddy-system för att introducera nya medarbetare. Buffers onboardingbuddies ser till att nyanställda får en tydlig och stödjande introduktion till företaget och sina roller.

Det finns tre nyckelpersoner i Buffers onboardingprocess:

1. Rekryterande chef: Vanligtvis är det den nya medarbetarens närmaste chef som startar onboardingprocessen. Chefen utser en passande rollbuddy (se nästa punkt) och sätter upp en plan med milstolpar för 30, 60 och 90 dagar. Under processen håller de kontakt med onboardingbuddyn för att säkerställa en smidig start.

2. Rollbuddy: En kollega som har samma eller liknande roll och fungerar som den nya medarbetarens främsta kontaktperson för frågor kopplade till arbetsuppgifter. De stämmer regelbundet av, till exempel en eller två gånger i veckan via Zoom, och håller löpande kontakt via mejl eller meddelanden (till exempel Slack). Rollbuddyn stöttar den nya medarbetaren i att komma in i sina arbetsuppgifter.

3. Kulturbuddy: En kollega från ett annat team som hjälper den nya medarbetaren att förstå företagets kultur, historia och arbetssätt. Kulturbuddyn fungerar också som coach och bollplank, och stöttar den nyanställda i att hitta sin plats i Buffers unika arbetsmiljö. Kontakten hålls genom veckovisa samtal under de första sex veckorna och därefter genom regelbundna möten.

Buffers buddy-system fokuserar på personligt stöd, vilket gör det enklare för nya medarbetare att komma in i sin roll, skapa sociala kontakter och bli en del av Buffers helt distansbaserade arbetsmiljö. Det är en viktig del av Buffers onboardingprocess och ser till att nyanställda får en bra start under sina första 90 dagar.

3. Google: Noogler-systemet för en smidig onboarding

Google, ett av världens mest välkända företag, har tagit fram en onboardingprocess där nya medarbetare – så kallade ”Nooglers” – välkomnas med en kombination av struktur och lekfulla inslag.

Så här fungerar Noogler-systemet:

– Förberedelser från chefen före start: Dagen innan de börjar får Nooglers ett automatiskt meddelande med instruktioner om att:

• Tilldela en buddy

• Förklara Nooglerns roll och ansvarsområden

• Presentera kollegor

• Boka in regelbundna avstämningar under de första sex månaderna

• Uppmuntra till öppen kommunikation om eventuella problem – Första dagen: Nooglers får en särskild ”Noogler-hatt” som symbol för att de nu är en del av Googles kultur. De får också en uppsättning konkreta uppgifter levererade ”precis i rätt tid”, vilket gör att de får informationen när den behövs – utan att bli överväldigade. – Löpande stöd och integration: Nooglers får stöd av sina buddies under de första sex månaderna. Buddyns roll är att vägleda och hjälpa den nya medarbetaren att hitta rätt och känna sig trygg i Googles arbetsmiljö. Regelbundna avstämningar med chefen gör det också möjligt att följa upp utvecklingen och ta tag i eventuella problem i ett tidigt skede.

Googles Noogler-system är utformat med människors beteenden i åtanke – med ett "just-in-time"-upplägg, starkt fokus på kultur och ett kontinuerligt stöd längs vägen. Det gör onboardingprocessen både effektiv och engagerande, och ser till att nya medarbetare känner sig förberedda och inkluderade från dag ett.

4. Zappos: Engagerande onboarding med kundfokus

Zappos är känt för sin enastående kundservice och starka företagskultur. Onboardingprocessen fokuserar på kundsupport och företagets kärnvärden – samarbete, långsiktighet och glädje – för att nya medarbetare ska bli en naturlig del av Zappos kultur och värderingar.

Zappos onboardingprocess innehåller:

1. Fokus på kultur: Alla nya medarbetare får en grundlig introduktion till Zappos företagskultur och får se en kort onboardingvideo som lyfter fram företagets kärnvärden, arbetsmiljö och varje medarbetares roll i att upprätthålla dessa.

2. Träning i kundsupport: En särskilt utmärkande del av Zappos onboarding är flera veckors praktisk träning i kundsupport, där nya medarbetare får erfarenhet från företagets callcenter. Det ger dem en djup förståelse för Zappos kundfokuserade filosofi och säkerställer att de lever upp till företagets höga servicenivå.

3. ”The offer”: Efter utbildningsperioden erbjuds varje ny medarbetare 4 000 dollar (utöver ersättning för utbildningstiden) för att sluta – om de känner att Zappos inte är rätt för dem. Det här erbjudandet, känt som ”the offer”, accepteras enligt uppgift av bara omkring 1 procent. De som väljer att stanna visar därmed starkt engagemang och en tydlig koppling till Zappos uppdrag, kultur och sätt att arbeta.

Zappos fokus på kundservice och företagskultur ger nya medarbetare viktiga färdigheter och en djup förståelse för företagets engagemang för sina kunder – vilket leder till en effektiv och mycket engagerande onboardingprocess.

5. Hubspot: Heltäckande produktutbildning

Hubspot, en ledande aktör inom mjukvara för marknadsföring och kundservice, lägger stort fokus på produktutbildning i sin onboardingprocess. Det gör att nya medarbetare snabbt lär känna Hubspots breda och komplexa produktutbud – oavsett tidigare erfarenhet.

Hubspots onboardingprocess fokuserar på:

1. Strukturerad onboarding: Hubspot använder en tydlig och heltäckande onboardingprocess kallad ”Foundations”. Den innehåller all viktig information för nya medarbetare – från företagskultur till förväntningar i rollen.

2. Produktutbildning: Djupgående utbildning i Hubspots produkter är en central del av onboardingprocessen. Videoguider och utbildningsmoduler ger nya medarbetare den kunskap och de verktyg de behöver för att förstå och använda produkterna – särskilt viktigt för dem som inte arbetat med dem tidigare.

3. Anpassning för distansarbete: Hubspots onboardingprocess är utformad för att fungera smidigt på distans, med särskilt innehåll och produktutbildning som gör övergången till distansarbete enkel för nya medarbetare.

Hubspots onboardingprocess går längre än en vanlig introduktion – den bygger starka relationer och ger nya medarbetare de verktyg de behöver för att lyckas på lång sikt.

En ny medarbetares upplevelse visar vilken positiv effekt Hubspots onboardingprocess kan ha:

6. Meta: Djupgående onboarding genom bootcamp

Meta, tidigare Facebook, använder intensiva bootcamps som en del av onboardingprocessen för att ge nya medarbetare en djup introduktion till företagets kultur och tekniska miljö. Det här upplägget påskyndar integrationen i Metas arbetskultur och förstärker företagets höga krav på kvalitet.

Metas onboardingbootcamp innehåller:

1. Teamrotation: Nya medarbetare roterar mellan olika team under sex veckor och arbetar med verkliga projekt. Det ger dem en bred förståelse för Metas kodbas och hjälper dem att hitta det team som bäst matchar deras kompetens och intressen.

2. Praktiskt lärande: Under bootcampen får medarbetarna arbeta med utmanande problem och bidra till produktionskod redan från dag ett. Det ger snabb inlärning och stärker självförtroendet att snabbt ta sig an större ansvar.

3. Mentorskap och feedback: Nya medarbetare får kontinuerligt stöd och återkoppling under bootcampen, vilket hjälper dem att förstå Metas komplexa infrastruktur och kultur – samtidigt som de känner sig uppskattade och stöttade.

Metas bootcamp påskyndar den tekniska inlärningen och gör att nya medarbetare snabbt blir en del av företagets dynamiska arbetsmiljö. Det här upplägget har fått flera nyanställda att beskriva sin bootcamperfarenhet som ”en av de bästa sakerna med att börja på Facebook [Meta]”.

7. Netflix: Onboarding med fokus på kultur

Netflix lägger stort fokus på kultur under onboardingprocessen för att säkerställa att nya medarbetare verkligen förstår och delar företagets kärnvärden.

Netflix onboardingprocess innehåller:

1. Kulturell introduktion: Nya medarbetare får en inblick i Netflix kultur redan från första dagen – en miljö som bygger på frihet och ansvar. Onboardingprocessen innehåller djupgående samtal om företagets värderingar, som integritet, innovation och öppenhet, för att hjälpa nyanställda att förstå hur Netflix fungerar.

2. Rollspecifik utbildning: Netflix erbjuder anpassad utbildning som fokuserar på det varje roll kräver – både när det gäller tekniska färdigheter och förståelse för företagets kultur.

3. Löpande stöd: Nya medarbetare får kontinuerligt stöd och feedback under sina första veckor på Netflix, bland annat genom ett buddy-system där de matchas med erfarna kollegor. Det gör att de kan komma in i företaget på ett tryggt och smidigt sätt och känna sig hemma i den dynamiska arbetsmiljön.

Netflix onboarding med fokus på kultur stärker engagemanget för företagets uppdrag och värderingar, och bidrar till en sammanhållen och motiverad arbetsstyrka. Det speglar en ”välkommen hem”-filosofi som visar att Netflix verkligen vill att nya medarbetare ska känna sig uppskattade och inkluderade från start.

8. Spotify: Innovation genom ”kontrollerat kaos”

Spotify är känt för sin dynamiska och kreativa kultur, vilket också präglar företagets onboarding – ett upplägg som bygger på ”kontrollerat kaos”. Det uppmuntrar nya medarbetare till innovation och anpassningsförmåga.

Spotifys onboarding med kontrollerat kaos innehåller:

1. Fördjupad introduktion: Nya medarbetare får komma in i en miljö som främjar innovation och problemlösning – där vissa delar medvetet är ostrukturerade för att uppmuntra dem att själva hitta lösningar och tänka nytt.

2. Teamintegration: Nya medarbetare blir snabbt en del av sina team och får arbeta med riktiga projekt som bidrar till Spotifys mål. Det hjälper dem att vänja sig vid företagets snabba och ständigt föränderliga arbetsmiljö – och uppmuntrar till kreativt tänkande.

3. Mentorskap och stöd: Nya medarbetare lämnas inte att klara sig själva – mentorskap och stöd från kollegor är en viktig del av onboardingprocessen. Det ger vägledning och skapar en bra balans mellan struktur och självständighet.

Katarina Berg, Spotifys HR-chef, beskriver hur företaget använder kontrollerat kaos för att skapa en effektiv onboarding:

9. Taktile: Kontinuerlig feedback i onboardingprocessen

Taktile, som är känt för sin mjukvara för automatiserat beslutsfattande, lyfter fram feedback som en central del av onboardingprocessen. Det hjälper nya medarbetare att snabbt komma in i företagets dynamiska arbetsmiljö.

Taktiles onboarding innehåller:

1. Regelbunden återkoppling: Regelbundna avstämningar och feedbacksamtal under de första månaderna ger nya medarbetare snabb och konkret återkoppling på sitt arbete. Det hjälper dem att förstå företagets förväntningar och hur de kan utvecklas.

2. Stöd från kollegor och chef: Feedback från både chef och kollegor ger nya medarbetare en helhetsbild av sin prestation. Det här samarbetsinriktade arbetssättet gör att de känner sig stöttade från flera håll.

3. Utvärdering utifrån milstolpar: Onboardingprocessen är uppbyggd kring tydliga milstolpar, där feedback ges vid varje steg. Det hjälper nya medarbetare att förstå sin utveckling och vad de kan förbättra, vilket stärker både tillväxt och självförtroende i rollen.

Taktiles fokus på kontinuerlig och strukturerad feedback gör onboardingprocessen mycket effektiv. Det sträcker sig även till löpande uppföljning av prestationer, där innovativa verktyg som Engage används för att förbättra feedback och skapa en smidigare upplevelse.

Det skapar en stöttande arbetsmiljö som uppmuntrar till öppen kommunikation och professionell utveckling – och hjälper nya medarbetare att snabbt anpassa sig och lyckas i sina roller.

10. Accenture: Onboarding i metaversum med VR-teknik

Accenture använder virtual reality (VR) för att lyfta onboardingupplevelsen genom sitt framtidsinriktade campus, One Accenture Park. Den här virtuella miljön gör det möjligt för nya medarbetare att direkt fördjupa sig i företagets kultur, skapa starkare relationer och få en smidigare start i organisationen.

Accentures onboardingprocess innehåller:

1. Fördjupande introduktion: Nya medarbetare inleder sin resa på Accenture i metaversum, där de genomgår en virtuell introduktion vid One Accenture Park. Denna uppslukande upplevelse ger dem möjlighet att utforska företagets kultur, träffa kollegor och börja bygga professionella relationer i en dynamisk och engagerande miljö.

2. Kulturell integration: Onboarding via VR ger nya medarbetare en personlig introduktion till Accentures värderingar och arbetskultur, vilket skapar en mer meningsfull och minnesvärd första dag.

3. Skalbar onboarding: Med över 150 000 nya medarbetare onboardade i metaversum har Accenture visat hur VR kan göra det möjligt att skala upp onboardingprogrammet – samtidigt som varje individ får en enhetlig och personlig upplevelse, oavsett var i världen de befinner sig.

Genom att använda VR skapar Accenture en unik och engagerande onboardingupplevelse som ligger i linje med de växande onboardingtrenderna på dagens arbetsmarknad:

11. Verisys: Personlig onboarding på distans

Verisys, en ledande leverantör av hälsodata, övergick till distansarbete 2020. I samband med det tog företaget fram en genomtänkt onboardingprocess som säkerställer att nya medarbetare integreras effektivt – både tekniskt och kulturellt – på distans.

De viktigaste delarna i Verisys onboarding på distans är:

1. Distansförberedelser: Verisys ger nya medarbetare tillgång till instruktionsvideor och tydliga tekniska guider för att komma igång med hemmakontor och arbetsutrustning på rätt sätt. Materialet är utformat så att även den som inte är tekniskt kunnig enkelt kan börja arbeta utan dröjsmål.

2. Personlig upplevelse: Nya medarbetare får arbetsutrustning och profilprodukter hemskickade – som dekorationer och ballonger. Den personliga gesten skapar en välkomnande känsla och ett positivt första intryck, trots att onboarding sker på distans.

3. Stöd och engagemang: Nya medarbetare får ett varmt välkomstmeddelande i sina teamkanaler på Slack, vilket skapar direkt kontakt och stärker gemenskapen med kollegorna.

Verisys fokus på distansförberedelser och personlig onboarding gör att nya medarbetare känner sig fullt stöttade redan från dag ett.

Bästa praxis för företag med framgångsrik onboarding

Här är de viktigaste lärdomarna från företag med de bästa onboardingprocesserna:

• Kulturell integration: Att göra nya medarbetare till en del av företagskulturen – som Netflix och Buffer gör – skapar en känsla av tillhörighet och samsyn kring företagets värderingar, vilket är avgörande för att behålla personal på lång sikt.

• Kontinuerlig feedback: Återkoppling, som hos Taktile, hjälper nya medarbetare att snabbt förstå förväntningarna och bygga självförtroende från början – vilket stärker både prestation och utveckling.

• Rollspecifik utbildning: Anpassad utbildning, som hos Hubspot, ger nya medarbetare de specifika kunskaper de behöver för att kunna bidra direkt.

• Teknologi: Genom att använda teknik – som Accenture gör med VR – skapas engagerande och skalbara onboardingupplevelser som på ett innovativt sätt förbereder medarbetare för sina nya roller.

• Buddy-system: Kollegialt stöd, som hos Buffer och Spotify, ger nya medarbetare vägledning och en personlig kontakt – vilket gör onboardingupplevelsen både smidigare och mer engagerande.

• Personlig onboarding: Personliga inslag – som Verisys hemskickade utrustning och profilprodukter – får medarbetare på distans att känna sig välkomna och uppskattade, vilket förbättrar hela onboardingupplevelsen.

• Skalbart engagemang: Skalbara onboardingprocesser – som hos Accenture – säkerställer enhetlighet och hög kvalitet för en stor, global arbetsstyrka.

Ta ditt onboardingprogram till nästa nivå med Deel

Engage erbjuder ett komplett utbud av funktioner som effektiviserar och lyfter din onboarding – oavsett om den sker på distans eller på plats. Så här kan Deel hjälpa dig:

• Skräddarsydda onboardingprocesser: Skapa skräddarsydda flöden för olika roller med automatiserade uppgifter, utbildningsmoduler och checklistor – för en strukturerad och personlig onboardingupplevelse

• Smidig integration med Slack: Genomför onboarding direkt i Slack, så att nya medarbetare enkelt kan ta del av material och delta i aktiviteter

• AI-drivet LMS: Skapa interaktiva kurser med AI, följ upp framsteg och utvärdera resultat – för en lärorik och engagerande onboardingupplevelse

• Skapa interaktivt innehåll: Ta fram engagerande onboardingmaterial som videoguider och quiz – för en mer dynamisk och lättsam introduktion

• Kontinuerlig feedback: Samla in feedback från nya medarbetare om deras onboardingupplevelse och få insikter som hjälper dig att utveckla och förbättra processen

• Utvärdering av nya medarbetares prestationer: Följ upp hur nya medarbetare presterar och ge konstruktiv feedback för att stötta deras utveckling och integration i organisationen.

• Stöd för globala regelverk: Se till att din onboarding uppfyller lokala lagar och krav i flera länder med hjälp av Deels globala HR- och compliance-lösningar

Dessutom ingår HRIS-funktionalitet i Deel-plattformen – helt utan extra kostnad.

Boka en demo och se hur våra lösningar kan hjälpa dig att skapa ett engagerande och effektivt onboardingprogram för dina nya medarbetare.