Är Employer of Record lagligt? Vi reder ut 8 myter

Att expandera sin verksamhet internationellt kan vara både spännande och strategiskt. Samtidigt kan vanliga missuppfattningar om Employer of Record-lösningar göra företagsledare osäkra kring efterlevnad och laglighet.

Du har kanske stött på myter som att EOR-upplägg enbart är tillfälliga, alltför dyra eller att de skulle öka risken för att företaget betraktas som etablerat i landet. Som en ledande Employer of Record med hög användarnöjdhet och marknadsnärvaro kan vi bekräfta att EOR-lösningar är lagliga, säkra och ett effektivt sätt att anställa och växa globalt.

Den här artikeln syftar till att klargöra och avfärda de åtta mest förekommande myterna kring Employer of Record-lösningar. Genom att få en tydligare bild av vad en erfaren och pålitlig EOR som Deel faktiskt kan erbjuda kan du se hur ett samarbete med rätt partner hjälper dig att säkerställa regelefterlevnad, stabilisera kostnader, effektivisera HR-processer och accelerera din internationella tillväxt med trygghet.

Myt #1: En Employer of Record är bara en tillfällig lösning

Du har kanske läst någonstans att en Employer of Record-lösning inte är avsedd att vara permanent och att företag förr eller senare måste etablera ett lokalt bolag när de ”växer ur” sin EOR-tjänst.

Det stämmer inte. I dag finns det mycket få länder som har lagar som begränsar hur länge en EOR får användas. Därför kan en EOR vara en långsiktig lösning för företag som vill bygga en global arbetsstyrka eller effektivisera sina anställningsprocesser. EOR-leverantörer som Deel erbjuder löpande stöd och kan anpassa sig efter förändrade affärsbehov vilket gör tjänsten både skalbar och hållbar över tid.

Se även: Anställa via en employer of record (EOR): för- och nackdelar

Myt #2: En EOR är dyrare än att starta ett eget bolag

Det stämmer inte. Att etablera ett eget bolag innebär en rad initiala kostnader, både direkta och indirekta, samt en betydande investering av tid och resurser för att förstå lokala skatte-, löne- och arbetsrättsregler. Med en Employer of Record-tjänst slipper du kostnaderna som följer med att starta och driva egna juridiska enheter.

Kostnaderna för att etablera ett bolag varierar beroende på land, bransch och lokala krav på styrning och regelefterlevnad. Här är uppskattade kostnader för att anställa en medarbetare via ett eget bolag i Spanien, jämfört med att använda en EOR-tjänst.

När ert lokala bolag väl är etablerat väntar en rad administrativa, ekonomiska och styrningsrelaterade uppgifter som alla har en kostnad. Efter bolagsbildningen ansvarar företaget för att hantera personal, löner och HR-funktioner. Denna operativa balansakt är inte bara tidskrävande men innebär även betydande löpande kostnader såsom:

• Samarbetsskatter
• Kostnader för att anställa en löneadministratör i varje land som hanterar förmåner
• Arbetsgivaravgifter och anställningsrelaterade avgifter (försäkring, pension, socialförsäkring)
• Krav på lokal direktör eller chef som formell representant
• Obligatoriska hälsoundersökningar
• Lokal postadress
• Utbildning inom hälsa och säkerhet
• Onboarding av nya medarbetare: Internationellt anställningsavtal, granskning av efterlevnadsdokument, ändringsförslag, registrering av medarbetaren hos lokala myndigheter
• Offboarding vid avslutad anställning
• Löneutbetalningar

I motsats till detta gör en EOR det möjligt för dina medarbetare att fokusera på kärnverksamheten och minska den administrativa belastningen. Här är en uppskattning av dessa kostnader om du skulle anställa medarbetare i Spanien:

Som kundföretag betalar du en förutsägbar årlig Employer of Record-avgift per anställd och slipper de oförutsägbara kostnaderna och komplexiteten som följer med att driva ett eget bolag. Denna förutsägbarhet minskar inte bara arbetsbördan för ditt team utan gör det också enklare att planera budget och prognostisera framtida kostnader.

Se även: Anställ personal i Spanien med hjälp av en EOR

Myt #3: En EOR ökar risken för att etablera fast driftställe (Permanent Establishemt-risk)

Det stämmer inte. De flesta affärsaktiviteter är av begränsat intresse för lokala skattemyndigheter eftersom en Employer of Record ”exporterar” tjänsten från det anställande landet till ett annat. Till exempel är det osannolikt att en ingenjörs arbetsuppgifter skulle leda till att företaget anses ha en lokal skattepliktig närvaro eftersom tjänsten inte genererar intäkter i det aktuella landet.

Undantaget är när en medarbetare, anställd via en Employer of Record, säljer till kunder i landet där personen arbetar. I det fallet interagerar den anställde direkt med den lokala marknaden. Då kommer EOR-leverantören att fakturera dig och ta ut moms för den tjänsten.

Skattemyndigheter ser ofta positivt på EOR-upplägg eftersom de är hårt reglerade och ansvarar för att dra och betala in skatter till lokala myndigheter. Det säkerställer att samtliga skatter och arbetsgivaravgifter betalas korrekt och i rätt tid till staten.

Myt #4: Du förlorar kontroll om du använder en EOR

Det stämmer inte. Medarbetare som anställs via en Employer of Record arbetar fortfarande under kundföretagets ledning och styrning. Kundföretaget tecknar anställningsavtalet med medarbetaren, vilket innebär full kontroll över anställningsvillkoren, inklusive arbetsuppgifter, lön, prestation, utvecklingssamtal och liknande.

Som EOR tar Deel rollen som administrativ arbetsgivare och sköter uppgifter som lönehantering, förmåner och hantering av HR-relaterade ärenden. Det minskar kundföretagets administrativa belastning och säkerställer korrekt regelefterlevnad.

Myt #5: EOR-leverantörer som använder partners är bättre än EOR-tjänster med egna juridiska enheter

Det stämmer inte. En Employer of Record som arbetar genom en partner eller en tredje part har inte de juridiska befogenheter som krävs för att vara den faktiska arbetsgivaren för dina internationella medarbetare, eftersom de inte äger några egna lokala enheter. I själva verket är EOR-leverantörer som använder ett sådant upplägg inte riktiga Employer of Record utan i stället så kallade Professional Employer Organizations (PEO-tjänster).

PEO-tjänster använder begreppet EOR för att efterlikna en Employer of Record-lösning genom att möjliggöra internationell anställning. Det gör de genom att vidarebefordra dina rekryteringsförfrågningar till tredjepartsaktörer som alla har sina egna processer och system. Resultatet kan bli begränsad kontroll, mindre flexibilitet och sämre möjlighet till anpassning.

Employer of Record-leverantörer med egna juridiska enheter, som Deel, har däremot byggt sina egna bolag från grunden på marknader världen över. Det innebär att Deel kan anställa dina internationella medarbetare i över 110 länder direkt, utan att skicka dig vidare till externa partners.

Se även: Betala internationella medarbetare (med eller utan bolag)

Att bygga egna juridiska enheter kräver stora initiala investeringar och specialistkunskap för att kunna navigera lokala arbetsrättsliga regler och lagar. Om det vore enkelt att etablera ett lokalt bolag skulle företag som ert inte behöva söka globala alternativ för internationell rekrytering.

Upptäck hur Change.org har sparat över 300 timmars administration varje månad med Deel.

Se även: Guide till rapportering av lönehantering för större företag

Myt #6: En EOR-tjänst är bara passande för stora företag

Det stämmer inte. EOR-tjänster, som de Deel erbjuder, kan vara värdefulla för företag i alla storlekar. De säkerställer efterlevnad av lokala arbetslagar, skatteregler och anställningsstandarder, något som är särskilt hjälpsamt för startups och små till medelstora företag som ofta saknar resurser eller budget för att hantera detta internt.

EOR-leverantörer tar även hand om administrativa uppgifter som löner och förmåner, vilket minskar den administrativa belastningen för företagen. Det kan vare en fördel både för stora bolag som vill effektivisera sin drift och för mindre företag som vill kunna fokusera mer på sin kärnverksamhet.

Myt #7: EOR är bara för internationella anställningar

Det stämmer inte. Även om Employer of Record-tjänster ofta förknippas med internationell rekrytering kan de lika gärna användas för inhemska anställningar. EOR-leverantörer som Deel hjälper företag att navigera lokala krav inom efterlevnad, juridik, skatt och HR, oavsett om medarbetarna är lokala eller internationella.

Employer of Record-tjänster, som de Deel erbjuder, omfattar dessutom betydligt mer än bara internationella anställningar. Här är några av de ytterligare tjänster som kan ingå:

• Global löneadministration: Employer of Record sköter alla administrativa uppgifter kopplade till lön för globala team. Det inkluderar löneberäkning, skatte- och förmånsavdrag, lönebesked och att säkerställa att alla medarbetare får sin lön i tid.
• Skattehantering: Employer of Record tar ansvar för att deklarera och betala in skatter. De ser till att alla anställningsskatter beräknas korrekt, dras av och betalas till rätt skattemyndigheter.
• Förmånsadministration: Employer of Record kan hantera och administrera förmåner som sjukförsäkring, pensionsplaner och lagstadgade förmåner. De säkerställer att allt följer lokala lagkrav och hjälper företag att erbjuda kompletterande förmåner för att hålla sig konkurrenskraftiga.
• Efterlevnad av arbetsrätt: Employer of Record säkerställer att företaget följer lokala arbetslagar med allt från minimilön och övertidsregler till hantering av ledighet samt dataskydd och säkerhet över landsgränser.
• HR-stöd: Employer of Record kan bistå med onboarding och offboarding, avtalsskrivning, bakgrundskontroller, utrustning, arbetstillstånd, HRIS, aktieprogram för medarbetare, visum- och immigrationsstöd, uppsägningar och mycket mer.
• Bolagsetablering: Om ni på sikt vill starta ett lokalt bolag kan Employer of Record-leverantörer som Deel även stötta med bolagsetablering och global lönehantering. Ni kan skräddarsy er strategi genom att använda Employer of Record i vissa länder, använda Deel Payroll i andra såväl som att anställa frilansare vid behov.

Myt #8: En EOR ersätter behovet av ett internt HR-team

Det stämmer inte. Employer of Record-leverantörer som Deel är utformade för att stärka och stötta interna HR-team, inte ersätta dem. De tar hand om de administrativa delarna av HR och efterlevnad som till exempel onboarding, avtalsskrivning, bakgrundskontroller, löner, förmånsadministration och avslut av anställningar.

Du behöver fortfarande ett internt HR-team för de mest strategiska och interpersonella aspekterna av HR-arbetet som exempelvis rekrytering, att bygga och stärka företagets arbetsgivarvarumärke, personalplanering, konflikthantering och ledarskap.

Se även: 9 HR-processer du kan automatisera – så gör du med Deel

Expandera er globala närvaro med Deel

Med juridiska enheter i över 110 länder är det möjligt att anställa, snabbt, korrekt och kostnadseffektivt med Deels globala Employer of Record-tjänst. Vi tar hand om all regelefterlevnad gällande avtal, minimilöner, uppsägningar med mera och sköter även skatteavdrag, pensioner, förmåner och andra lönerelaterade detaljer så att ni kan fokusera på att växa.

Om ni längre fram väljer att starta ett eget bolag kan Deel stötta med bolagsetablering och global lönehantering. Ni kan skräddarsy ert upplägg genom att kombinera flera av Deels tjänster. Till exempel kan ni använda EOR-modellen i vissa länder, välja vår globala lönehantering i andra regioner och anlita frilansare vid behov.

Boka en 30-minuters demo för att lära dig mer.