オールインワン人事システムを徹底解説：導入のメリットと欠かせない9つの機能とは

現代の人事チームは、本来連携して機能するようには設計されていない、多種多様な人事ツールの寄せ集めを引き継いでいます。多くのシステムは正しく同期しないため、重要な従業員データがシステムごとに一貫性を欠き、信頼性を損なう原因になっています。また、機能が重複しているケースもあり、同じ業務を異なる方法で行う複数のツールの維持にコストを浪費する事態を招いています。

つまり、人事関連システムは肥大化し、極めて非効率的な状態にあります。この問題に、多くの企業が直面しています。SHRMによると、企業は5年前と比べて2倍以上の人事テクノロジーモジュールを使用しています。それにもかかわらず、人事ソフトウェアを効果的だと評価しているのはわずか43％に過ぎません。

業務効率化と無駄な支出削減のために、オールインワン型の人事管理ソフトウェアを採用する企業が増えているのも当然と言えるでしょう。しかし、「オールインワン」の意味はベンダーによって大きく異なり、現代のグローバルな労働力のニーズに対応できるプラットフォームは限られているという課題があります。

このガイドでは、オールインワン人事システムとは何か、さまざまな成長段階でどのようなメリットが得られるかを解説します。Deelのオールインワンスイートを活用すれば、複雑な業務を解消し、管理体制を維持しながらグローバルな事業運営をスムーズに進めることができます。

オールインワン人事システムとは

オールインワン人事システムとは、人材獲得から退職手続き、そしてその間のあらゆるプロセスまで、従業員のライフサイクル全体を管理する単一の統合システムです。オールインワンのアプローチは、関連性のないツールを寄せ集めて使うのではなく、あらゆる人事施策における信頼できる唯一の情報源として機能します。学習・能力開発、オンボーディング、パフォーマンス管理といった個々の人事タスク専用のツールに取って代わるものです。

重要なのは、「統合ツール」と「統合プラットフォーム」には違いがあるということです。

• 統合ツールは、APIによって接続された独立したシステムです。データはそれぞれ独立して保存され、同期の問題、重複レコード、レポートの不整合などが発生する可能性があります。
• 統合プラットフォームは、単一の共有データ基盤で動作します。オンボーディング、給与計算、業績評価、休暇管理、開発、コンプライアンスといったあらゆるワークフローで、同一の信頼できる情報源を参照します。

オールインワン人事システムに必須の9つの機能

「オールインワン」と銘打った人事システムは、以下の機能を備えていなければなりません。

1. グローバル従業員管理およびコンプライアンス

グローバルな人材管理においては、事業を展開する各国ごとに異なる労働法、税制、契約基準、雇用形態に対応していくことが求められます。

このようなニーズは、例えば新規市場への参入や海外の請負業者の雇用など、突発的に発生することがあります。これに対応するため、オールインワンツールのグローバル管理およびコンプライアンスレイヤーには、以下の機能が含まれている必要があります。

• 国や雇用形態を問わない、従業員情報・契約書の一元管理機能
• 現地の労働法、税制、法定福利厚生制度へのコンプライアンス機能
• 監査対応可能な文書管理とデータセキュリティ機能
• 誤分類、給与計算ミス、および違法契約を防ぐリスク防止機能
• 国別のガイダンスに基づくオンボーディング、退職手続き、休暇管理、および継続的な雇用要件に関するサポート機能

2. 採用とオンボーディング

採用とオンボーディングは、従業員のライフサイクルにおいて最も重要な段階でありながら、最も業務が分断されがちなプロセスでもあります。一般的な企業では、採用チームは人材発掘と面接に1つのシステムを使用し、人事部は契約書や新入社員データの管理に別のシステムを使用しています。同様に、IT部門は機器の手配とセットアップを管理する一方で、現場のマネージャーはオンボーディングのタスクをスプレッドシートやメッセージングアプリで追跡しています。

効果的な採用・オンボーディングのシステムは、このような断片的な業務プロセスを１つに統合します。

• 応募者追跡システム機能、または人材発掘、面接、採用の業務を管理するためのシームレスなATS統合
• 現地の法規制に準拠し、自動生成されるオファーレターおよび契約
• 文書の電子収集および電子署名
• 人事、IT、およびマネージャー向けのタスクを自動的に開始する、体系化されたオンボーディングのためのワークフロー
• デバイスの発注、セットアップ、配送を含むプロビジョニングサポート
• 国別の要件に基づいてローカライズされたオンボーディングの手順

3. 給与計算と支払い

グローバルな給与計算や支払い業務は、往々にして複雑さが極度に増大する領域です。このような領域で、オールインワン人事システムは、大きな強みを発揮できます。複数の国にまたがる従業員や契約社員への支払いを行う場合、複数の通貨や税制による管理コストは膨れ上がります。

オールインワン人事システムの給与計算および支払機能には、以下の機能が含まれている必要があります。

• あらゆる雇用形態（従業員、契約社員、EOR雇用者）に対応した複数国での給与計算サポート
• 現地通貨での支払いに対応し、通貨換算、現地銀行、グローバルな決済システムサポート
• あらゆる管轄区域における税金控除、福利厚生費拠出、および法定申告の自動化
• グローバルな給与計算レポート、分析、コスト可視化、監査対応コンプライアンスのための単一ダッシュボード

4. 休暇、出勤状況、およびスケジュール

チームの規模が拡大し、国境を越えて業務を行うようになると、休暇と勤怠管理の課題は増えていきます。また、法定休暇の規定や地域ごとの祝日、承認体制の違いも考慮する必要があります。適切なオールインワンソリューションは、ワークフローの自動化とポリシーの一元化によって、この重要な人事業務をサポートします。特に、包括的な休暇・勤怠管理機能には、以下が含まれます。

• 休暇の種類（年次休暇、病気休暇、育児休暇、現地の祝日）すべてを対象としたグローバルな有給休暇管理
• 地域別、国別の休暇規定を、勤務地または従業員の種類に基づいて自動的に適用
• セルフサービスによるリクエストと管理者による承認をすべてプラットフォーム内で直接管理
• 残高、未払金、繰越金の自動更新
• さまざまな勤務形態、地域、契約形態に対応できる勤怠管理ツールまたはスケジュール管理ツール
• 人事担当者と管理者が、誰が、いつ、なぜ休暇を取っているのかをリアルタイムで把握

5. パフォーマンス管理

現代のパフォーマンスレビューは、マネージャーが年に一度実施するという従来の形式には従っていません。これは頻度が低すぎ、主観的すぎるためです。代わりに、 Netflixのような業績の高い企業は、従業員を支援するために360度評価システムの一環として複数の情報源からのフィードバックを活用しています。 Adobeは人材育成のために頻繁な面談を実施しています。

パフォーマンス管理は、従業員のライフサイクルのあらゆる段階に影響を与えます。そのため、評価を意義のあるものにし、成果につなげるためには、業績評価ツールが人事情報システム（HRIS）のデータ、報酬体系、オンボーディング、育成計画、マネージャーのワークフローなどと連携している必要があります。

パフォーマンス機能のフルセットには以下が含まれます。

• 目標設定とOKRは、会社からチーム、そして個人へと連鎖的に展開
• 必要に応じて360度フィードバックを含む、構造化されたフィードバックサイクル
• さまざまな役割と役職レベルに合わせたパフォーマンスレビュー
• 報酬、昇進、キャリアフレームワークとの統合
• リアルタイムチェックインおよび表彰ツール
• サイクル全体を通して管理者と従業員をつなぐダッシュボード

6. 学習と能力開発

成長はパフォーマンス管理と密接に関係しています。従業員の強みや能力開発が必要な領域を、改善を促進する具体的な次の行動へとつなげる役割を果たします。例えば、パフォーマンス評価によって特定のスキルの向上が必要だと明らかになった場合、その気づきは直ちに適切な学習の機会へと結びつけられるべきです。

パフォーマンス管理と人材育成が同じシステムに統合されている場合、管理者と部下は、ツールの切り替えや作業の分断をすることなく、能力開発の道筋や推奨コースといった、実行可能な次のステップに即座にアクセスできます。

Engageのようなより高度なプラットフォームにはAIが搭載されており、数回クリックするだけでカスタマイズされた学習コンテンツを作成できます。また、拡張性とパーソナライズ性を両立させたコンテンツ開発が可能になります。Ladonwareの人事部長であるLucía Rodriguez氏は、 AI機能が自社のコンテンツ作成に与えた影響について次のように述べています。

最大限の効率性を実現するには、ツールの学習および開発機能に以下の要素が含まれている必要があります。

• 体系的かつ容易にアクセス可能なコンテンツを備えた、一元化された学習ライブラリ
• 学習成果の定着と実践を確実にするための、マネージャーの支援および成長の追跡機能
• スキル向上と社内異動・配置を連携させ、長期的なキャリア形成を学習によって支援する仕組み
• 業績成果に直接結びつく統合的な能力開発計画

7. 報酬および福利厚生の管理

報酬と福利厚生は、人事管理の中でも特に複雑な部分であり、オールインワン人事システムを選ぶ際に最も見落としやすい要素の一つです。給与体系、税制、法定福利厚生は、国によって異なるだけでなく、同じ国内でも地域によって大きく異なります。アメリカ合衆国のような地域では、州ごと、さらには都市ごとに大きく異なる場合もあります。

つまり、人事チームは常に以下のことを同時にこなさなければなりません。

• 異なる最低賃金規則
• さまざまな有給病気休暇の要件
• 州独自の育児休暇制度
• 地域ごとの源泉徴収税
• 異なる残業規則
• 地域ごとに異なる福利厚生への期待

これらすべてを手作業で管理しようとすれば、間違いなく矛盾が生じ、コンプライアンス違反につながります。また、オールインワン人事システムに報酬・福利厚生の管理機能が含まれていなければ、結局は追加のツールを購入することになり、まさに避けようとしていた断片化を招いてしまうことになります。

オールインワン人事システムは、以下の機能を含め、報酬に関する一連のプロセス全体を一元化および自動化するものでなくてはなりません。

• マネージャーの入力、調整、承認を含む、自動化された給与見直しサイクル
• 地域や役割を横断したボーナス、コミッション、株式報酬、インセンティブの追跡
• 国、州、地域ごとにカスタマイズされた、地域に特化した福利厚生の管理
• 市場間の給与水準を比較し、公平な報酬を支援するためのベンチマークツール
• 報酬区分と体系的なレビュープロセスを含む、給与の透明性を確保するためのサポート
• コンプライアンスおよび財務チーム向けの監査対応レポート

8. 分析とレポート

現代の人事業務で最も難しいことの一つは、システムから正確な回答を引き出すことです。経営陣は人員数、支出、パフォーマンス、離職率などの数値を即座に求めており、担当者は様々なダッシュボードや同期が不十分なツールを次々と切り替えながら、本来なら一目瞭然であるはずの状況を何とかまとめ上げなければなりません。

データがあちこちに散らばっていると、そこからは何の洞察も得られません。しかし、オールインワンプラットフォームなら、人材、給与、パフォーマンス、採用に関する情報など、あらゆるデータを一箇所に集約することでこの問題を解決します。情報を探し回ったり、エクスポートデータを照合したりするのに何時間も費やす必要がなくなり、節約できた時間をより価値の高い取り組みに投資できます。

人事システムの分析および報告システムには、以下の機能が含まれている必要があります。

• 人事、給与、業績管理を統合したダッシュボード
• 問題になる前にトレンドを察知するAIを活用した洞察力
• 人員計画とコスト予測
• 必要な時に利用でき、監査に対応可能な一元化されたレポート

9. 従業員セルフサービス体験

人事担当者の時間を最も浪費させるのは、繰り返し寄せられる質問です。一方で、人事部が手作業の業務に追われているため、従業員は基本的な質問への回答を待たなければならない状況にあります。

オールインワン人事システムは、従業員が一貫したエクスペリエンスを享受し、自分で問題を解決できるようにします。セルフサービス機能には、以下の項目を必ず織り込んでください。

• 給与明細、契約書、福利厚生、休暇、経費、フィードバック、学習などにアクセスできる統合ポータル
• 国、デバイス、従業員の種類を問わず、一貫性のある直感的なユーザーエクスペリエンス
• モバイルアクセスにより、分散したチームが外出先から情報を更新・リクエスト送信できるモバイルアクセス
• 人事、給与、業績評価システム間での変更の自動同期

オールインワン人事システムの6つの主なメリット

人事の主要な要素がすべて1つの統合されたシステム内に揃うと、その恩恵はプラットフォームの仕組みから自然と生み出されます。優れたオールインワン人事システムの主なメリットをご紹介します。

大幅なコスト削減

最適な人事管理ソリューションを導入すれば、手作業による事務処理に費やす時間を削減でき、ソフトウェアへの投資を回収できます。こうしたコスト削減効果は、人事管理ソフトウェアの導入を説得力のある形で示す上で非常に重要です。特に、統合によってチームの週の労働時間を大幅に削減できることを示すことができれば、その説得力はさらに強まります。

スピードと生産性の向上

人事管理ツールを利用することで得られるコスト削減効果は、業務処理のスピードアップという点からも明らかです。システムが煩雑な作業を自動化することで、日常的な人事プロセスは驚くほどスムーズに進むようになります。

このスピードは、顧客がすぐに実感できる競争優位性につながります。例えばGecko Roboticsは、Deel Payrollに切り替えた後、劇的な変化を経験しました。モビリティ・法務オペレーションスペシャリストのMarion Passalinqua氏は次のように述べています。

実際に節約できた時間

全面的に導入したツールが適切に機能すれば、付加価値の高い人材育成の取り組みに十分な時間を割くことができます。ここで言う「時間」とは、散発的な数時間程度の規模ではなく、毎月数日、あるいは数週間もの時間を捻出できることを意味します。

Deelが提供する人事ソリューションに切り替えた後、以下のような成果が得られたことが報告されています。

• Cohabs：管理業務にかかる時間を毎月960時間以上節約
• Beatgrid：人事管理業務にかかる時間を毎月500時間以上節約
• LiquidX：給与処理時間を1週間から1日に短縮
• Ladonware：初年度、業績評価にかかる時間を丸2か月分削減

グローバルな従業員に関する唯一の信頼できる情報源

グローバルな人事チームにとって、円滑な業務運営を阻む最大の障壁は、データの断片化です。データが異なるシステムに分散し、契約書が異なるフォルダに保存されている場合、人事部門は複数のツール間で詳細を再確認するという悪循環に陥ってしまいます。

「パッチワークからプラットフォームへ」というイベントの一環として、Payroll Influencesの人事テクノロジーアナリスト兼戦略アドバイザーPete Tiliakos氏は、次のように説明しています。

真のオールインワンプラットフォームは、あらゆる国、あらゆる契約形態のすべての労働者にとって唯一の信頼できる情報源として機能することで、こうした時間の浪費を軽減します。コーヒーマーケットプレイスAlgranoの共同創業者兼CTOであるChristian Burri氏によると、Deelへの切り替えが成功した理由はまさにこれです。

同様に、ギフトカードテクノロジー企業であるAmilon社も、Deelのオールインワンソリューションを導入した後、業務の進め方に変化が見られたと述べています。

一元化されたコンプライアンス

PwCによると、企業の47％が規制の複雑化に苦慮しており、さらに28％は社内の対応能力が不足していると回答しています。コンプライアンス業務が複数のツールに分散している場合、チームは規則の調査や最新の変更への対応に何時間も費やすことになります。

集中管理システムを導入することで、こうした業務負担を完全に解消できます。これは、国境を越えて従業員を雇用する場合に特に重要です。PartnerOneがグローバルコンプライアンスにDeelを採用しているのはまさにこのためです。グローバル人事責任者のDiane Pezzuto氏は次のように説明しています。

従業員と管理者のエクスペリエンスの向上

人事プロセスがシンプルで直感的、かつ統合されている場合、組織図上のすべての従業員と管理者にとって、より現代的でシームレスなエクスペリエンスとなります。

Ladonwareの人事部長であるLucía Rodriguez氏も、このエクスペリエンス変革に満足しているひとりです。

オールインワン人事システムを評価する方法

オールインワン人事システムに投資する最終目標が、後から様々なツールを重ねて導入することを避けることであるならば、ベンダーと製品の評価プロセスはより一層重要になります。

優れたオールインワン人事システムは、以下の機能を備えている必要があります。

統合データコア

給与計算、HRIS、業績評価、オンボーディング、コンプライアンス、その他すべての人事プロセスは、同じデータベース上に存在し、情報が瞬時に更新されるようにする必要があります。プラットフォームが個別のモジュールを接続するためにAPIに大きく依存している場合、解決しようとしている同期の問題をそのまま引き継ぐことになります。

真の拡張性

人事システムが組織の成長に合わせて拡張できるかどうかを確認してください。新たな国への進出や人員増強を計画している場合でも、選択したプラットフォームはそれに対応できる必要があります。ローカライゼーションに関する専門知識は重要な指標であり、最低限、法令遵守契約、複数国での給与計算サポート、現地での専門知識などが含まれます。

導入からその先まで、安心のヒューマンサポート

オールインワンシステムの導入は会社全体に影響を与えるため、導入開始から迅速なサポートを提供してくれるパートナーが必要です。グローバルチームとの協業実績のあるパートナーを探しましょう。例えば、 PostHogのオペレーションおよびマーケティング担当副社長であるチCharles Cook氏は次のように述べています。

認証済みのデータセキュリティおよびプライバシー保護

グローバルな給与計算や人事に関するデータは、極めて機密性の高いものです。利用するプラットフォームは、GDPRやSOC 2といった業界最高水準の基準に加え、地域ごとのデータ・レジデンシー（データ保管場所）に関する要件を満たしている必要があります。The Landbanking GroupのLeigh Attwood-Smith氏は、この点を明確に指摘しています。

目的に合わせて設計されたグローバルデザイン

単に既存のツールを寄せ集めて後付けで組み合わせたものではなく、多国籍チームがその能力を最大限に発揮できるよう、意図的に設計された環境を提供するプロバイダーを選ぶべきです。

つまり、グローバル展開に対応できるプラットフォームを探し、事業拡大を加速させ、新規市場における採用、オンボーディング、給与支払いを遅らせることが多い運用上の負担を取り除く必要があるということです。

Directional PizzaのCPOであるEmily Curtis氏は、Deelにその利点を見出し、 「グローバルチームの規模拡大のための、真に完全なソリューションはDeelだけだ」と評しています。

未来を支える人事システム：Deelで踏み出す第一歩

Deelは、比類のない拡張性、コンプライアンス、効率性を備え、企業がグローバルチームの採用、管理、給与支払いを効率的に行えるよう支援します。複数の独立したツールを管理する代わりに、Deelは人事関連業務のあらゆる側面を統合し、企業の規模、業界、グローバル展開に関わらず、共に成長していく単一のプラットフォームを提供します。

組織の規模によって直面する課題は異なるため、オールインワン人事システムは、組織の構造、従業員数、成長目標に合わせて柔軟に対応できる必要があります。Deelは、あらゆる段階のチームをどのようにサポートするのか、以下にご紹介します。

Deelはモジュール式のプラットフォームなので、必要な機能だけを選んで利用でき、事業規模の拡大に合わせて自由に機能を追加できます。ビジネスの成長に合わせて、公正かつ透明性の高い料金体系をご提供します。さらに、常に魅力的な価格でご利用いただけるよう、厳選された人事ソリューションをまとめてご購入いただくと、特別割引もご用意しています。

Deelは以下のようなソリューションを提供します：

• 人材計画
• 海外からの人材採用（正社員および契約社員）
• 人材発掘
• 身元調査
• ビザと移民
• 地域限定の特典と福利厚生
• 人事情報管理
• 入社手続きと退職手続き
• 休暇と出勤
• 従業員データと文書
• 人事ワークフローの自動化
• グローバル給与計算
• 人材および業績管理
• 報酬管理
• 従業員の機器およびアクセス権限のプロビジョニング
• グローバルコンプライアンス

Mixtilesの人事担当副社長であるDoron Bashan氏は、これらすべての機能を単一のプラットフォームに統合することの意義について次のように述べています。